組織サーベイとは?目指す組織づくりに役立てる

経営者、人事の方向け Well-Being Workers Awards 2023 By LAFOOL 2月21日 13:00〜17:00

組織サーベイツールの種類、導入・改善を検討する際の流れ、ツールの選び方についても解説

働き方改革やコロナ禍により、テレワークが急速に浸透しました。迎えるアフターコロナにおいても、引き続きテレワークを許容する企業や、仕事に合わせてオフィスと自宅、コワーキングスペースなどを柔軟に選べるハイブリッド型へ移行する企業も増えるといえます。

また、コミュニケーションツールも普及し、Web会議やチャットツールの利用も一般化しました。こういった流れから、従業員同士が顔を合わせる機会は、従来の頻度に戻らない見込みです。

対面でのコミュニケーション不足により、新たな課題も浮き彫りとなっています。例えば、会社への貢献度合いや組織のつながりを感じにくくなったという声や、マネジメントの上で部下の評価やメンタルヘルスがしづらいといった声があがっています。

こういった課題解決に効果的な手法が、組織や個人を可視化する「組織サーベイ」です。

日常の業務では掴みにくい、従業員の心の異変を早期にキャッチできたり、組織のパフォーマンス低下の要因を分析することも可能です。

組織サーベイツールの種類は近年増加しており、目的や運用方法、予算などに応じて適切なものを選択する必要があります。

本記事では、導入の結果、人事や従業員の負担が増えるだけにならないように、社内で検討すべき内容やツールの選び方について解説します。

組織サーベイとは

組織サーベイは、従業員が設問に回答し結果を収集することで、企業理念の浸透度合いや組織の健全性、仕事に対する満足度などを可視化できるツールです。

組織サーベイを実施する目的

組織サーベイは、従業員と企業の関係性に着目した、以下の目的を果たすために導入します。

 ①満足度、企業への愛着度合い、エンゲージメントの把握

 ②企業が掲げる理念や戦略への浸透度合測定

 ③配置、抜擢、組織編成などの人事戦略による効果検証

 ④組織の雰囲気や人間関係における課題発掘

組織サーベイが求められる背景

企業間の競争や人材の流動は激化しており、企業は優秀人材を確保し、イノベーションを絶えず生み出していく必要があります。組織サーベイの活用で、潜在的な経営リスクの早期発見や、組織風土の改善、従業員の内面把握ができ、パフォーマンスの最大化につながります。

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組織サーベイツールの種類|測定する対象による違い

組織サーベイツールは複数あり、形式は似ているが、目的や効果が異なります。

従業員満足度調査

従来より多くの企業で使われており、企業の待遇面に対する満足度を把握し、制度や施策に活かす目的で実施します。設問項目は、社内制度や福利厚生、給与、労働環境や人間関係についてのテーマで、20~40分程度が回答時間の目安で。

調査結果を基に、制度や待遇の見直しに役立てられ、満足度やモチベーションの向上が見込めますが、生産性への効果は薄いかもしれません。

ストレスチェック(個人認識サーベイ)

従業員数が50人以上の企業は、毎年従業員へストレスチェックを実施することが義務付けられており、メンタルヘルス不調の予防や高ストレス者のケア、職場復帰支援などに役立てます。設問では、職場でストレスの要因となっているもの、ストレスによる心身の症状、周囲のサポート状況について問い、57項目を10分程度で回答する形式がスタンダードです。

調査により個人のストレス状況が可視化され、ストレスレベルが高い従業員に対して面談の実施や業務分担の考慮など、個人に合わせた対策を進めます。一方で、組織単位での集団分析はしづらい手法です。

エンゲージメント調査(組織調査サーベイ)

従業員の会社に対する思い入れや愛着心など、エンゲージメントを測り、会社への貢献意欲を高める目的で活用します。離職防止、生産性向上などが見込めます。設問の範囲は、待遇面や組織、人間関係、企業のミッションやビジョンに関してなど幅広く、20~40分程度で回答します。エンゲージメントの阻害要因となる組織課題やマネジメント上の問題を把握し、改めることでパフォーマンスを高められますが、要因となる個人の特定には不向きです。

組織サーベイツールの種類|時間軸による違い

ツールにより調査の頻度が異なります。

年単位の実施で、設問数多く深い分析ができる「センサス」と、簡単に回答できる調査を短期間に繰り返し、リアルタイムで状況把握できる「パルスサーベイ」があります。

センサス

年に一回のペースで調査する手法で、50~100問程度で広く多角的にヒアリングし、組織根幹にある課題を見いだします。収集できるデータが大量のため原因究明しやすいメリットがある反面、回答に時間がかかり従業員に負担がかかります。また、頻度が低いため問題が発生時点で気付けないなどのデメリットがあります。

パルスサーベイ

週次や月次など高頻度で実施し、10問以下の少ない設問で運用するため、従業員の気持ちの変化や組織課題の推移を押さえられます。人事が施策に活かすだけでなく、現場でマネジメント層が部下への接し方や負荷調整に活かせ、即効性が高いというメリットがあります。

調査だけでは深い分析には至れないため、面談など個別に話を聞く機会を設けると効果的です。 

組織サーベイツールの導入・改善を検討する際の流れ

組織サーベイツールの導入・改善を検討する際の流れ

組織サーベイツールの運用を成功させるためには、導入前の準備が重要です。

ツールを選定する前に、解決したい課題を明確化し、その実態を可視化できる設問を組み立てます。

運用開始後は、回答結果を基に分析しアクションにつなげるとともに、サーベイに対する評価も実施し、設定変更や運用ルールの見直しも検討しましょう。

職場や従業員が抱える課題の分析

導入にあたっては、まず認識している課題や、仮説を基にした課題などを洗い出します。その際、「残業が増えている」「メンタル不調を訴える人が多い」など漠然とした課題で済まさず具体化すると、本質的な課題が見えます。

例えば、「評価制度を変えて以降、従業員から不満の声があがっている。新制度に対する理解が不足しているか、もしくはマネージャー層のフィードバックが適切ではない可能性がある」といったように、考えられる因果関係まで落とし込むと、結果を分析しやすくなります。

調査項目の設計

設問はツールに合わせるのではなく、聞くべき設問を一から設計します。

設問の分類としては大きく3つあり、会社のビジョンや社風などに関する意識調査、職場のマネジメントに対する課題有無、勤務条件や評価など制度面の満足度で大別できます。

ここで設問のベースを決めておくことで、ツール選定に迷わなくなります。

サーベイ手法やツールの検討

課題や調査項目の設計が完了した後、ツールを選びます。どのツールが目的に合っているのか、運用の観点で操作性や権限設定なども考慮して、最適なツールを絞ります。

アンケートの実施・収集・分析

実際にサーベイを実施していくにあたり、いくつかのポイントがあります。

まず、従業員が本音で回答できるような工夫が必要です。氏名を書くことで実態を書きづらくなることもあるため、匿名性の調査にします。また、要因となる人物の特定や、対象者へのフォローを即時行いたい場合は記名性とし、閲覧権限を人事の限られた人のみにするという方法もあります。

次に、本業に差支えないよう回答期間を長めに設定すると、従業員からの批判も出にくいでしょう。

最後に、集約されたサーベイの定量情報や定性情報から、客観的に結果を分析し、問題解決につなげます。ツールに分析機能がある場合は、軸の設定をカスタマイズし、見たいデータを可視化できるようにします。相関分析や因果関係分析、構造分析といった分析手法も有効です。

サーベイの振り返り

サーベイを実施後、回答の質や分析レベル、ツールを効果的に使えたかなど振り返ります。改善点や新たに付け加えるべき観点があれば、次のサーベイに活かしていきます。

また、サーベイの実績や分析結果を従業員に共有することが大切です。回答に協力した従業員は、社内の結果がどうだったのかや、結果を受けて何に活かされるのかを知りたいと思っています。改善策の方向性やスケジュールなどを公開することで、次のサーベイにも協力してもらいやすくなります。

組織サーベイツールの選び方

自社に最適な組織サーベイツールを選ぶ基準を説明します。

自社の目的に合っているか

何を把握したいのか、どう活用していくのかが、ツール選びの大きなポイントです。

テレワークで見えづらくなった従業員一人ひとりのモチベーションを可視化したいのか、自由な働き方の導入に先駆けて勤務場所や時間についてのニーズ調査をしたいのか、新たな経営ビジョンの浸透スピードを早めて競争力を上げたいのか、など自社が捉えるべき内容と優先度を整理し、理に適ったものを選ぶことが大切です。

実施方法と診断の流れが自社に合っているか

サーベイの実施は、人事側の体制や分析ノウハウがあるかなども考慮します。

また、サーベイの全体的な流れは、調査項目の設計から調査、回答入力、回収、データ分析まで、ツールによる大きな違いはありません。ただ自由度の高さやデータの見やすさなど中身が異なるため、細かい機能も含めてより運用しやすいものかどうか、求めている結果を得られるのかを見極めましょう。

サーベイ結果を次のアクションにつなげられるか

サーベイを導入しても、分析結果を基に次のアクションへ活かせなければ失敗におわります。

運用の主幹である人事にノウハウが無い場合は、サポートが充実しているツールを選ぶと安心です。

また、無料でお試し利用ができるツールもあるため、担当者が事前に使い想定しているデータが取得できそうかや社内の課題が見抜けそうかなどテストすると、リスクなく導入できます。

料金体系は自社に合っているか

料金体系は、プラン制や使った人数に応じるものなどさまざまです。予算と照らし合わせながら自社にフィットするものを選びましょう。

社員の心身の健康状態やエンゲージメントの可視化に役立つツール ラフールサーベイ

ラフールサーベイ」は、社員の心身の健康状態をはじめ、エンゲージメント、ハラスメントリスクなどを可視化することのできるツールです。従来の社内アンケートなどでは見えにくい心の状態などを可視化することで、社員が安心して働ける環境づくりのお手伝いをします。

ダウンロード資料のお知らせ

ラフールサーベイの機能や特徴を3分でお読みいただける資料にまとめました。以下からダウンロードいただけます。

社員が安心して働ける環境づくりは、企業の成長・拡大のための土台となります。まずは、社員一人一人にとって居心地の良い職場を整え、人材の定着と組織改善に繋げましょう。

ラフールネス指数による可視化

組織と個人の”健康度合い”から算出した独自のラフールネス指数を用いて、これまで数値として表せなかった企業の”健康度合い”を可視化できます。また、他社比較や時系列比較が可能であるため、全体における企業の位置や変化を把握することも可能。独自の指数によって”健康度合い”を見える化することで、効率良く目指すべき姿を捉えることができるでしょう。

直感的に課題がわかる分析結果

分析結果はグラフや数値で確認できます。データは部署や男女別に表示できるため、細分化された項目とのクロス分析も可能。一目でリスクを把握できることから、課題を特定する手間も省けるでしょう。

課題解決の一助となる自動対策リコメンド

分析結果はグラフや数値だけでなく、対策案としてフィードバックコメントが表示されます。良い点や悪い点を抽出した対策コメントは、見えてきた課題を特定する手助けになるでしょう。

144項目の質問項目で多角的に調査

従業員が答える質問項目は全部で144項目。厚生労働省が推奨する57項目に加え、独自に約87項目のアンケートを盛り込んでいます。独自の項目は18万人以上のメンタルヘルスデータをベースに専門家の知見を取り入れているため、多角的な調査結果を生み出します。そのため従来のストレスチェックでは見つけられなかったリスクや課題の抽出に寄与します。

まとめ

組織サーベイは、組織の状態を可視化する役割があり、多拠点を構える企業やリモートワーク導入企業、組織が細分化している企業などにも大きなメリットがあります。

多種のツールが提供される中、ツール比較が先んじてしまいがちですが、まずは自社で解決すべきものは何か、課題感を擦り合わせ、意図した効果を得られるツール選びが重要です。

合わせて、上司と部下間のコミュニケーションや評価面談などで得られる生の声も貴重な情報のため、現場から人事へ共有しておくとサーベイ結果の分析にも役立ちます。

組織サーベイの導入をきっかけに、人事と従業員の信頼関係を強化することでエンゲージメントの向上につながるでしょう。


関連記事:サーベイとは?リサーチとの違いやサーベイの種類を解説

採用に成功する!面接での優秀な人材の見極め方

経営者、人事の方向け Well-Being Workers Awards 2023 By LAFOOL 2月21日 13:00〜17:00

採用活動において、面接は重要なプロセスのひとつです。しかし、「優秀な人物」としてせっかく採用した人物が活躍できずに早期退職するなど、採用のミスマッチが発生することがあります。

この記事では、採用面接のポイントや必要な準備について解説します。

採用面接のポイント

優秀な人材の定義を明確にする

採用面接のポイントの1つ目は「優秀な人材の定義を明確にする」です。

「リーダーシップがある」「マネジメントスキルが高い」など、世間一般で評価される優秀な人材が必ずしも自社で活躍できるとは限りません。なぜなら、世間一般で評価されている人材のスキルが、自社の求めているスキルと一致しないことがあるからです。このため、「自社に必要な優秀な人材とはどのような人物か?」を評価軸としてあらかじめ定義する必要があります。

業務スキルやマネジメントスキルなど、自社が求めるスキルを保有しているか、自社の業務にマッチしているか、自社の社風とあっているかなど判断する必要があります。とはいえ、客観的な評価軸がないと、この判断は面接官の自己判断になりがちです。

あらかじめ「優秀な人材の定義を明確にする」ことで客観的に評価しやすくなるため、入社後のミスマッチを防ぐことができます。

必要な要素を整理して優先順位をつける

採用面接のポイントの2つ目は「必要な要素を整理して優先順位をつける」です。

優秀な人材の定義を明確にしたとしても、定義した項目がすべて必要とは限りません。定義した項目のうち、「必須となる項目」もあれば「あればいいという項目」もあります。このため、定義した項目を整理して優先順位をつけることが大切です。

例えばプログラマーであれば、該当言語のプログラミングスキル、システム開発の経験、開発対象となるシステムに関する業務知識、プロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダー、クライアントとのコミュニケーションスキルなどが必要です。この中で「必須となる項目」がプログラミングスキルで、システム開発の経験、業務知識、コミュニケーションスキルは「あればよいという項目」です。

このように、「必須となる項目」と「あればいいという項目」を整理することが大切です。

応募者がリラックスして話せる雰囲気をつくる

採用面接のポイントの3つ目は「応募者がリラックスして話せる雰囲気をつくる」です。

履歴書や職務経歴書だけでは応募者の普段の姿は分かりません。このため、面談を通じて応募者の人物像を把握する必要があります。とはいえ、応募者は自分の就職がかかっていること、初めて会う面接官からどのような質問が出てくるか分からないことなどから、面接時には応募者は往々にして緊張するものです。そうなると、応募者の本来の人物像が分かりません。

そのため、面接時における面接官の基本的なスタンスとして、応募者を肯定的に見ることが必要です。応募者がリラックスして話せる雰囲気をつくっていきましょう。応募者の緊張感をほぐすには、面接の開始時に世間話からはじめ、質問の途中にアイスブレイクを挟むなどが有効でしょう。

特に中途採用の場合には採用後の配属先も明確にしよう

採用面接のポイントの4つ目は「特に中途採用の場合は配属先も明確にする」です。

中途採用の場合、即戦力の人材として採用することがほとんどです。そのため、配属先の部署を明確にする必要があります。

同じ社内とはいえ、部署によってまた、求める能力やスキルが異なります。また、部署によって雰囲気が異なることもよくあります。優秀な人材として採用した応募者が、その部署の雰囲気に合わないなどの理由があれば、力を発揮できるとは限りません。

中途採用の場合、「優秀な人材」とは配属先の部署で成果を出せる人材といえます。このため、採用のミスマッチを防ぐためにも、配属先の部署で成果を出せる人材の特徴などを事前に分析しておき、項目として整理しておくことで求める人材の見極めに活用できます。

自社にあう人材を見極められない理由とは?

とはいえ、「せっかく採用しても、期待した活躍をしてくれない」「採用した人材が早々に退職してしまった」など、採用のミスマッチに悩む担当者も少なくありません。面接時の見極めが不十分な場合、このようなことが発生します。

ここでは、面接時に自社にあう人材を見極められない理由を2つ紹介します。

表面的な実績、経験、資格をメインに判断してしまう

1つ目は「表面的な実績、経験、資格をメインに判断してしまう」です。

「高学歴」「数億円規模のプロジェクトのPMを担当した」「難易度の高い資格を保有している」などは世間一般から見ると、確かに優秀かもしれません。しかし、世間一般で優秀と言われている人材が自社で活躍できるかというとそうとも限りません。履歴書や職務経歴書に書かれている実績、経験、資格から「優秀だ」と思い込み、採用後に失敗だったと気づくケースは意外と多いものです。

履歴書や職務経歴書に書かれている表面的な内容をメインに判断すると、応募者の人物像を見誤る可能性があります。実績や経験などは参考程度に捉え、別の要素を用いながら総合的に判断することが必要です。

面接官の心理的な偏りが発生してしまう

2つ目は「面接官の心理的な偏りが発生してしまう」です。

認知バイアスとは、物事の判断がこれまでの経験や直観による先入観で判断され、非合理な結果となる心理現象です。この認知バイアスは、ベテラン面接官を含めたどんな面接官でも気がつかないうちに陥るものです。例えば、先に述べた「表面的な実績、経験、資格をメインに判断してしまう」ことも認知バイアスのひとつと言えます。

認知バイアスに陥ると、事実に基づいた客観的かつ適切な判断ができなくなる可能性があるので注意が必要です。

面接官が確認すべきポイント

ここでは面接官が確認すべきポイントについて2つ紹介します。

求める人物像や条件にマッチしているか

面接官が確認すべきポイントの1つ目は「求める人物像や条件にマッチしているか」です。

企業は一般的に年度における採用計画を立てています。そして、採用計画には、「採用したい人物像(ポジション、スキル、経験など)」・「人数」・「時期」などが明記されています。そして、採用活動は採用計画に沿って行われています。

また、企業によってはコンピテンシーを重要視し、採用計画における人物像のひとつに織り込んでいるところもあります。コンピテンシーとは、成果を生み出すために創意工夫をしながら行動する能力のことです。具体的には、「率先して考動する」・「知識を考動にできる」・「結果を出すために創意工夫をする」・「状況に応じて軌道修正ができる」などです。

面接官は採用計画を把握し、応募者の人物像と採用計画で描かれている人物像、条件、コンピテンシーなどが一致しているかを確認することが大切です。

自社の文化にマッチしているか

2つ目は「自社の文化にマッチしているか」です。

組織文化とは、「組織の戦略やビジョンにもとづく、組織内で共有されている価値観や行動様式」です。そして、企業には少なからず独自の社風や文化があります。例えば、「新しいサービスを始めるときには完成度はそこそこでもスピードを重視しよう」・「品質重視なので品質の高いサービスを提供しよう」などです。

たとえ能力が高くても、自社の社風や文化に合わない人であれば、せっかく採用したとしても早期に退職してしまう可能性があります。このため、自社の文化や社風にマッチするかどうかは面接時における判断の重要なポイントとなります。

自社の文化にマッチしているかどうかを見極めるために、面接時に自社の文化や社風についてどのように感じているかなどを応募者に質問してみるとよいでしょう。自社の文化について応募者の回答が面接官の共感を呼ぶものであれば、自社の文化や社風に合う可能性が高いでしょう。

具体的な質問例

では、面接官は応募者の人物像や採用の可否を適切に判断するために、応募者にどのような質問を行えばよいのでしょうか?ここでは具体的な質問について6つ紹介します。

「自己紹介をお願いします」

この質問で面接を始めます。自己紹介を行ってもらうことで会話のきっかけをつくり、応募者の人物像を知る手がかりを得られます。また、アイスブレイクにつなげることもできます。

「前職ではどのようなことをしていましたか」

履歴書や職務経歴書を見ながら、その内容を具体的に確認していきます。会話を重ねながら、その内容を深掘りすることがポイントです。入社後に配属予定先の業務を任せることができるかどうかを確認します。

「当社のことはどのように知りましたか」

この質問を通じて自社への興味や関心がどの程度あるのかを確認します。とはいえ、きっかけは有名企業でなければ、求人サイトやエージェントからの紹介がほとんどでしょう。質問をきっかけに自社の紹介につなげます。

「あなたのモチベーションを高めるものは何ですか」

モチベーションを高めるものは仕事内容なのか、お金なのか、趣味なのか。モチベーションを高めるものは人によって異なります。モチベーションを高めるものを確認することで、自社の社風に合う、合わないの確認ができます。

「あなたにとって仕事で大変と感じるのはどんなときですか」

ストレスと感じるものは人によって異なります。また、大変と感じるときに何を考え、どのように対処してきたかも含めて確認することで、ストレス耐性がどれほどあるかを確認できます。

「将来はどんなポジションにつきたいですか」

組織内で昇進を目指しているのか、ワークライフバランスを重視しているのか、キャリアビジョンも人によって異なります。この質問を通じて応募者の志向を確認することで、社風に合う、合わないの確認ができます。

面接前の事前準備もしっかり行おう

面接時に応募者の人物像を見極めるためには、面接前の準備も大切です。面接前の準備として、以下の4つを行うとよいでしょう。

「面接評価シートを作成する」

面接評価シートとは、面接時の評価項目、評価基準などをまとめたものです。面接評価シートを作成しておくことで「面接時の評価のバラつきを防ぐ」・「面接者の主観による評価を防ぐ」などのメリットがあります。

「自社の資料を準備する」

自社の事業内容やビジョン、戦略などを応募者に説明することで、応募者に自社への興味や関心を高められます。そのためにも説明に必要な資料を事前に準備しておきましょう。

「履歴書・職務経歴書などの書類を確認する」

履歴書・職務経歴書を事前に確認しておくことで、自社が求める人物像との比較や業務内容に対する適正などを確認することができます。また、応募者への質問事項の整理にも役立ちます。

「質問事項をまとめておく」

上記3つを整理した上で、応募者への質問事項をまとめておきましょう。事前に質問事項をまとめておくことで、面接評価シートに記載した評価項目や評価基準の確認を行いやすくなります。

まとめ

この記事では「採用に成功する!面接での優秀な人物の見極め方」について解説しました。

採用のミスマッチを防ぐためにも、自社の求める優秀な人材をあらかじめ定義し、面接時に見極めることが必要です。そのためには面接時の確認ポイントなどを事前に整理しておくことが大切です。

せっかく採用した人物が自社で活躍できずに早期退職したら、採用にかけた時間とコストが無駄になりかねません。そのようなことにならないためにも、この記事で紹介したポイントを押さえながら優秀な人物の採用につなげていきましょう。

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