組織課題を明らかにする|発見方法と解決策・管理職による組織向上法

「組織の課題を上手く解決したい」

「どんな問題が潜んでいるか明らかにしたい」

組織において働く中で、このようなことを考えたことはありませんか?

成長や発展を目指す組織では全てがスムーズに進行されるわけではなく、様々な場面で課題に直面するものです。

直面した課題の解決はもちろん、あらかじめ課題を発見し適切な対応を取ることは重要な取り組みです。

そこで今回は組織における課題の具体例、解決方法、そして課題の発見方法について紹介します。

また管理職向けの組織を向上させる取り組みについても解説しているので、管理職の方や会社の上層部の方はぜひお役立てください。

組織課題の例

組織課題とは、組織における理想と現実のギャップを埋められる具体的な取り組みを指します。

組織が成長を目指す上で必要な成果を検討した際に、現状として不足している点や乗り越えるべき点が組織における課題となるのです。

そのため「課題」とは、理想を叶える解決や解消法としてやるべきことを意味します。

一方で類似する言葉である「問題」は、理想と現実の差そのものであり課題解決における障壁と捉えられます。

組織が成長を続けるためには、組織における「問題」を明らかにし、解決を目指せる「課題」に取り組む必要があるのです。

そして組織課題には具体的な例として、次のようなものがあります。

・戦略や理念などが全員に浸透していない

・全体視点が失われている

・制度や仕組みが現場で活用されない

・主張の強い人の声に流されてしまう

・人材育成の効果がみられない

・次世代のリーダーがいない

・能力差の克服

・コミュニケーション

・事務作業の簡略化

1つずつ詳しく解説します。

戦略や理念などが全員に浸透していない 

戦略や理念は検討した経営層だけでなく、現場社員にまで広く浸透させなければいけません。

なぜなら、戦略や理念を反映した行動を起こすのは現場社員であるためです。

どんなに素晴らしい戦略を完成させたとしても、現場で実行されなければ企業成長は見込めないでしょう。

そのため戦略や理念を社内全体に浸透させることは、重要な組織課題の1つです。

全体視点が失われている 

目の前の課題やゴールに囚われすぎると、組織全体における視点を失ってしまいます。

全体視点が失われると組織としての業績や利益向上に必要な動きが掴みにくく、結果的に組織の成長は目指せません。

目の前の課題に懸命に取り組むことも重要ですが、管理職に勤める場合は併せて全体を捉える視点も持ち合わせましょう。

チームや組織としての目標を振り返り、本来の目的達成に向けた軌道修正を行えます。

制度や仕組みが現場で活用されない

制度や仕組みは活動の結果を高めるものであり、現場で活用されなければ組織の成果につながりません。

取り入れる背景や意図が伝わらないまま制度や仕組みが導入されると、現場社員としてはメリットが掴めず積極的な活用には至らないのです。

そうなっては制度や仕組みを検討し導入する時間や費用だけがかかり、結果としてコストだけが発生します。

無理に取り入れては業務効率の低下にもつながりかねず、現場での有効活用を目指す必要があります。

主張の強い人の声に流されてしまう 

強い主張をする人は堂々とした言動によって、その意見に従わせてしまいがちです。

「主張の強い人の声=現場の声」と流されてしまい、組織全体の取り組みに反映させてしまっては適切な戦略は立てられません。

なぜなら場合によってはその人自身の立場や経験からのみ意見していることもあり、現場全体の意見とは限らないためです。

主張の強い人の声は一意見として受け止め、振り回されないよう留意する必要があります。

人材育成の効果がみられない 

注力した研修制度の成果が得られず、人材育成に頭を抱える組織も多いでしょう。

人材育成は組織として業務と両立させながら取り組まなければならないため、十分な時間や手間をかけることが難しいものです。

また適切な手法を選択しなければ、実施しても効果を発揮されません。

人材育成の手法にはOJTや集合研修など様々な種類があるため、課題や対象人物に適するものを検討する必要があります。

次世代のリーダーがいない

組織の継続的な発展には次世代のリーダー候補となる社員が必要です。

リーダー候補となる社員がいないと、現在の経営層や管理職が退職した場合に事業の継続が難しく、組織として成長は疎か存続も危ぶまれてしまいます。

また労働人口減少の加速化から、社内において次世代リーダーの育成に取り組む必要もあります。

年功序列から成果主義に移り行く現代では、優秀な人材が他社に転職する可能性も大いに考えられるものです。

そのため社内における次世代リーダーの育成や獲得は、できる限り迅速に適切な取り組みを検討すべき課題でしょう。

能力差の克服 

社員個々の能力差が大きく開いてしまっては優秀な社員へ業務負担が偏り、更なる格差を引き起こします。

優秀な社員は心身の疲労の蓄積となり、他社員は十分に業務が振り分けられないことからモチベーションが低下し、能力向上とはかけ離れてしまいます。

能力差を縮める取り組みは、全員が与えられた業務を効率的にこなし成果を上げやすく、生産性向上に期待できるのです。

そのためには、優秀な社員のスキルを共有できる環境や仕組みづくりが効果的です。

コミュニケーション

職場でのコミュニケーション不足は、業務効率や生産性に悪影響を与えます。

具体的には、上司に相談しにくい雰囲気や部署を超えた連携が取れない環境など、共通の目標に向けた協力を図ることが困難な状況が発生します。

その結果、情報共有の遅れや、認識のズレによる業務ミスなど業務効率の低下を引き起こし、生産性に悪影響を及ぼします。

そのため社内のコミュニケーション不足を解消し、職場の活性化に努める必要があるのです。

事務作業の簡略化

事務作業の簡略化は、営業や開発など新たなビジネスを生み出し増大させる業務に時間を割くために、課題として捉える組織が増えています。

事務作業はITの活用などによって簡略化が可能です。

しかし短縮にばかり目を向けてしまっては、ミスの発生や修正による業務の追加など逆効果となる場合もあります。

そのため、全ての作業ではなく項目に応じてITを活用するなど、適切な簡略化の検討が必要です。

2020/12/23
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組織課題の解決方法 

組織課題に対する6つの解決方法がこちらです。

・問題が分かったらメンバーで共有

・取組むべき課題を絞る

・課題に関して共通認識を作る

・課題が生じている原因・理由を知る

・成功事例を作る

・効果測定と振り返りの準備

詳しい取り組み方を確認しておきましょう。

問題が分かったらメンバーで共有

問題の共有はメンバーが目指す方向性が統一され、チームとしてベクトルを合わせた課題解決に取り組めます。

課題を克服するための「現実とのギャップ」が掴めないままでは、取り組むべき行動が曖昧となり真の課題解決には至りません。

障壁となっている問題を特定できた際にはメンバーへわかりやすく共有し、問題への意識を浸透させましょう。

取り組むべき課題を絞る

解決すべき課題は多くあるかもしれませんが、確実な解決には取り組むべき課題を絞る必要があります。

様々な課題に目を配った取り組みは効率が悪く、並行して乗り越えようとするとなかなか効果的な解決とはなりません。

課題を絞り込むことは1つ1つの課題に集中でき、精度の高い解決が可能です。

絞り込む際には、組織の成長を見据えた優先度とその問題によって生じているリスクを考慮すると、重要な課題が明らかになります。

課題に関して共通認識を作る

メンバーそれぞれが共通認識を持った状態であれば、効果的な課題解決を効率良く行えます。

認識のズレが生じている場合や異なる目標を目指している状態は、チームによる課題解決に適していません。

組織の課題解決は一人で行うものではなく、部署や立場を超えた様々なメンバーでの取り組みが不可欠なのです。

そのため関わるメンバーが課題を把握し共通した解決意識を持っている状態によって、多角的な解決策の提案やスムーズな取り組みが可能となります。

課題が生じている原因・理由を知る

課題の原因や理由が特定できていなければ、効果的な解決策は立案できません。

課題の表面だけを捉えていてはその場しのぎの対策しか行えず、真の解決とは言えないのです。

そのため課題に対してその原因や要因、発生した理由を特定し、それをもとに解決策を検討しましょう。

解決策が立案できた際には、その内容が課題の原因を取り除き抑えられるのか、改めて確認することも重要です。

成功事例を作る 

組織の課題解決は容易なことではないため、成果や実感を得られるには時間や労力を要します。

しかしなかなか成果や結果が感じられない取り組みは自信を失いやすく、取り組みへのやる気を失ってしまいやすいものです。

そのため最終的な目標である課題解決までの過程において、小さな成功体験を積み重ねられる工夫が必要です。

例えば中長期的な目標設定や、日々の小さなゴールなど、達成感や成功を感じられる事例を繰り返せる環境は、最終的な課題解決への前向きな姿勢を維持する効果があります。

効果測定と振り返りの準備 

課題解決に取り組んだ後はその効果を検証し振り返りを行い、次なる解決策に活用するよう心がけましょう。

一度の実行で完璧な課題解決は困難であるため、変化や状況に応じた効果測定と振り返りを繰り返す必要があります。

具体的には解決策によって起きた変化や、新たに発見された問題の有無などを確認します。

得られた気づきを次なる解決策に活かし、精度の高い課題の解決や原因の抑制に取り組みましょう。

組織力向上のために管理職ができること 

組織力向上のために管理職ができること

管理職が行うべき、6つの組織力向上方法がこちらです。

・プレイヤー目線をやめる

・事例の共有

・部下の動機付け

・部下一人ひとりと向き合う

・職場環境の改善

・課題を分類・分析するためにフレームワークを利用する

必要なスキルや手法を解説します。

プレイヤー目線をやめる

管理職に求められるのはチームや組織のマネジメントであるため、プレイヤー目線は適しません。

自身の経験や実績からプレイヤー意識が生まれてしまうかもしれませんが、その意識を自身の中でマネジメント意識に転換するよう心がけが必要です。

例えば、部下にやるべき行動を細かに指示するのではなく、気づきを与える対話によって部下自身による発想のもと行動を促すよう努めます。

本来の業務であるチームの管理業務から逸れることなく、マネジメントスキルに磨きをかけるよう取り組みましょう。

事例の共有

部下の取り組み事例の成功例はもちろん、それ以外の事例も共有しましょう。

具体的には結果が得られなかった事例や、予想よりも上手くいかなかった例などが挙げられます。

そういった失敗例は反省点や改善点が明確になっているため、共有によってチームの一人ひとりが気づきを得られます。

得られた気づきは知識となり、業務で悩みや不安に直面した際にスムーズな対応を可能とするのです。

事例の共有によってメンバー全員のレベルアップに期待できるでしょう。

部下の動機付け 

部下の動機付けは社員満足度につながり、意欲的な働きを促進させます。

そして効果的な動機付けには「動機付け要因」と「衛生要因」がポイントとなります。

「動機付け要因」とは、仕事の満足度に関わる要因であり、「達成」や「承認」、「昇進」を指します。

「衛生要因」とは、仕事の不満足度に関わる要因であり、「給与」や「対人関係」を指します。

「衛生要因」は完璧に取り除いたとしても十分な満足感を与えられず、社員満足度は「動機付け要因」によって引き出されると言われています。

つまり、社員満足度を高めるためには両者にアプローチすることが重要なのです。

管理職として2つの要因をバランス良く扱うことで、部下の主体性を引き出しましょう。

部下一人ひとりと向き合う 

個々の部下と関わりを深め、一人ひとりに適したアプローチを行いましょう。

部下はそれぞれ強みや適性が異なり、まとめてマネジメントを行なっていてもそれぞれの良さは発揮されません。

部下の力を最大限引き出すためには、一人ひとりと向き合い適切なコミュニケーションを取る必要があります。

そのようなコミュニケーションに部下は「自分自身を見てくれている」という実感を得られ、やりがいを感じながら業務に励めるでしょう。

職場環境の改善 

適切な職場環境はモチベーションを高め、社員の帰属意識の向上につながります。

例えば取得しやすい休暇制度の改善や、働きやすいオフィス環境の整備は、社員にとってやる気を保ちながら業務に取り組みやすい職場環境です。

さらにワークライフバランスを考慮した取り組みを伺えると、会社への貢献意識が高まり更なる組織力の向上に期待できるでしょう。

課題を分類・分析するためにフレームワークを利用する

組織やチーム単位で課題に取り組む際に用いられるフレームワークは、課題の整理や分類が可能となり効率的な解決に導いてくれます。

フレームワークには様々な種類がありますが、課題解決に有効なものとして次の3つがあります。

  • Will・Can・Must:組織と社員のベクトルを統一させる
  • Will/Skillマトリクス:可視化されたやる気と能力のバランスで業務の振り分け方に活用する
  • GROWモデル:目標達成を目指し現状とのギャップ分析や意思決定を支援する

状況に応じた適切なフレームワークを活用しましょう。

組織課題を発見する方法

組織課題を発見するには次の4つの方法があります。

・従業員にアンケート

・従業員全員でブレインストーミング

・人事面談

・ITツールによる課題の見える化

状況に応じた適切な方法を把握しましょう。

従業員にアンケート 

社員へのアンケートは、管理職や上層部は気が付けなかった課題を捉える機会となります。

組織に関する様々な質問を社員に投げかけることで、現場で活動する社員にしかわからない実情が可視化されます。

そのため組織として理想とする目標と現場における現実との差を掴みやすくなるのです。

方法としてはアンケートツールを活用すると、収集や分析に取り組みやすく迅速な対応が可能です。

従業員全員でブレインストーミング

社員が集まり意見や提案を述べ合うブレインストーミングは、広い視野を持て組織の問題を見出しやすくします。

またアンケートとは異なり他者の意見を伺いながら行えるため、他者の意見に刺激され活性化された話し合いに期待できます。

社員同士が打ち解けやすい雰囲気で開催すると、スムーズに意見交換が促され効果的です。

人事面談 

主に1対1で行われる人事面談は、普段は表に出せない内なる要望や不満を聞き出しやすく重要度の高い組織課題を見出すことが可能です。

例えば、「最近仕事はどう?」「自分自身は◯◯に苦戦したことがあるがそういった経験はない?」などと、相手自身の言葉で意見を引き出せるような質問を行いましょう。

対面だからこそ聞き取れる問題を特定できると、効果的な課題解決に近づきます。

ITツールによる課題の見える化

ITツールの活用によって、根拠のある取り組むべき課題を見つけられます。

従来の方法ではどうしても経験や憶測で課題を探り、発見しなければならない場面が多かったものです。

しかしITツールを駆使することで、客観的かつ定量的なデータ収集、分析が可能です。

課題が明確に可視化できると、解決策の検討や実行を迅速に行えるメリットにも期待できます。

組織の状態を可視化に役立つツール ラフールサーベイ

ラフールサーベイ」は、組織の状態を可視化することのできるツールです。従来の社内アンケートなどでは見えにくい心身の健康状態やエンゲージメントなどを可視化することで、社員が安心して働ける環境づくりのお手伝いをします。

ダウンロード資料のお知らせ

ラフールサーベイの機能や特徴を3分でお読みいただける資料にまとめました。以下からダウンロードいただけます。

社員が安心して働ける環境づくりは、企業の成長・拡大のための土台となります。まずは、社員一人一人にとって居心地の良い職場を整え、人材の定着と組織改善に繋げましょう。

ラフールネス指数による可視化

組織と個人の”健康度合い”から算出した独自のラフールネス指数を用いて、これまで数値として表せなかった企業の”健康度合い”を可視化できます。また、他社比較や時系列比較が可能であるため、全体における企業の位置や変化を把握することも可能。独自の指数によって”健康度合い”を見える化することで、効率良く目指すべき姿を捉えることができるでしょう。

直感的に課題がわかる分析結果

分析結果はグラフや数値で確認できます。データは部署や男女別に表示できるため、細分化された項目とのクロス分析も可能。一目でリスクを把握できることから、課題を特定する手間も省けるでしょう。

課題解決の一助となる自動対策リコメンド

分析結果はグラフや数値だけでなく、対策案としてフィードバックコメントが表示されます。良い点や悪い点を抽出した対策コメントは、見えてきた課題を特定する手助けになるでしょう。

141項目の質問項目で多角的に調査

従業員が答える質問項目は全部で141項目。厚生労働省が推奨する57項目に加え、独自に約84項目のアンケートを盛り込んでいます。独自の項目は18万人以上のメンタルヘルスデータをベースに専門家の知見を取り入れているため、多角的な調査結果を生み出します。そのため従来のストレスチェックでは見つけられなかったリスクや課題の抽出に寄与します。

まとめ

今回は組織課題の具体例、解決方法、そして発見方法を中心に紹介しました。

成長を見据える会社において組織課題は付き物であり、乗り越え続けなければ更なる発展は望めません。

しかし適切な課題の解決や発見が実現できれば、解決への近道を辿ることが可能です。

効果的な解決策を検討するためにも、まずは自社における課題の見える化に取り組みましょう。

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