OJTとは?OFF-JTとの違いや効果的な進め方を学ぼう

OJTとは通常業務を通し育成を行う教育手法です。新入社員教育として用いられやすく、多くの企業が導入し活用しています。
そのため、

「他の教育手法とどう違うんだろう」
「より効果的な進め方があるなら知っておきたい」

このように考える方は多くいるかもしれません。そこで今回は、効果的なOJTを実現するために以下の項目を中心に紹介します。

  • OJTの概要
  • 効果的にOJTを進める方法
  • 陥りやすい失敗例と解決策

OJTで効果的な従業員教育を進める際にぜひ参考にしてください。

1. そもそもOJTとは?企業にメリットはある?

OJTの概要と導入メリットについて紹介します。正しい概要を把握し、企業にとってどんな利点があるか改めて理解を深めましょう。

OJTの概要

OJTとは通常業務を通して従業員を育成する教育手法で、On-the-JobTrainingの頭文字を取った略称です。先輩社員などが指導者(トレーナー)として、若手社員などの育成対象(トレーニー)に教育を行います。OJTは実際の業務で必要とされる能力を伝え実務を体験させることで、実践的な能力を身につけさせる狙いがあります。OJTは実務内容や業務に取り組む流れなど業務全般の指導であるため、新人教育や若手社員に対する教育に適している手法です。

企業側のOJT導入メリット3選

OJTによって企業が得られる代表的な3つのメリットがこちらです。

・即戦力となる人材を育成できる
・職場の人間関係構築に役立つ
・コストを抑えられる

1つずつ理由を含め解説します。

即戦力となる人材を育成できる

実務を通した指導によって、対応能力の高い新人や若手社員の育成に期待できます。OJTは業務を行いながら仕事を覚えるため、業務に取り組むコツから職場におけるコミュニケーションまで現場で活用できる幅広いスキルを学ぶことが可能です。座学や定型的な研修では得られにくいような、現場ならではの対応方法の習得にも期待できるでしょう。そのためOJT終了後には業務を任せられる即戦力として活躍が見込めます。

職場の人間関係構築に役立つ

OJTは多くが1対1での指導であり、職場での人間関係構築を学ぶ機会となります。1対1での指導は日頃から質問や対話が行われやすく、育成対象者と先輩や上司との信頼関係の構築を促進します。育成対象者は関係構築の経験によって他社員との交流も行いやすくなるでしょう。このようにOJTは職場での交流機会を促進し職場の人間関係構築に役立ちます。

コストを抑えられる

OJTは社内の人員によって実務を通した指導が行われるため、教育コストを抑制できます。他の教育手法によっては、専門の講師による研修が行われる場合もあるでしょう。その場合は講師の外注費用や業務外の時間の確保が必要です。OJTでは人件費や所要時間を抑え、費用効率の高い人材育成を行えます。

2. OJTとよく耳にするOFF-JTやSDとの違い

OJTと異なる2つの育成手法としてOFF-JTとSDがあります。それぞれの概要やOJTと異なる点を確認しましょう。

OFF-JTとは

OFF-JTとはOff the Job Trainingの略称で、職場とは異なり離れた環境で行われる教育手法です。OJTとの違いとして学ぶ場所が実務の現場であるか否かという点があり、OFF-JTでは集合研修のように研修のための場を設けます。

メリットとしては、職場を離れた環境で集中した学習が可能です。また身につけたいスキルや知識について深掘りした教育を行えるため、管理職や中堅社員に対し特定の能力を身につけたい場合に効果的です。一方でデメリットとして、研修のための時間や専門講師の確保が必要です。そのため実施の際にはあらかじめスケジュールや費用を抑え、計画的に取り組まなければならないでしょう。

SDとは

SDとは自己啓発(Self Development)の略称で、自発的に学習し能力を身につける手法です。指導者と1対1で業務全般を学ぶOJTとは教育体制が異なり、SDは個々で興味のある分野を選択し学習を進めます。そのためSDを推進する際には、社員の主体性を促しサポートできる教育機会として勉強会や通信教育などを設ける必要があります。活用しやすいシーンとしては、SDは個々で学習が可能である点から従業員の業務時間にバラつきがある場合に適切でしょう。

メリットとして、個々が学びたい分野を選択できるため、高いモチベーションによる学習スピードの向上に期待できます。デメリットとしては、教育手法としては自由度が高いためスキルや能力の獲得にバラつきが現れやすい点があります。そのため社員個々のモチベーション維持や学習進捗を支援する体制も必要でしょう。

3.  効果的にOJTを進める方法

効果的にOJTを進める方法

効果的なOJTを進める5つの手順がこちらです。

①OJTの目標・育成計画を決める
②育成対象者の現状把握をする
③トレーナーの選定と教育を行う
④OJT(育成計画)を実行する
⑤1on1を活用して評価・フィードバックを行う

1つずつ具体的な取り組み解説します。

①OJTの目標・育成計画を決める

OJT実施の前に目標と育成計画を定めましょう。

目標にはOJTを通して育成したい人材像を設定することで、育成計画も明確になります。育成計画は目標に応じた研修内容やスケジュールを検討し、指導者の予定とすり合わせ設定します。設定した目標は指導者へ共有することで、目標に沿った指導が可能です。業務上関わりのある上司や同僚、チームメンバーなどにも目標を共有することで、周囲を巻き込んだ育成に期待できるでしょう。

②育成対象者の現状把握をする

育成対象者の現状を確認した上で適切な教育内容を検討しましょう。

経歴や能力の把握によって目標に対する改善点や修正点が見出され、育成における課題が明確になるためです。育成対象が新入社員である場合、社会人としての基本的な姿勢や基礎知識を中心とした研修をあらかじめ行うと良いでしょう。実務の基盤となる知識を身につけることで、現場における教育であるOJTのスムーズな実施が実現できます。

③トレーナーの選定と教育を行う

OJTの成否に大きく関わるトレーナーは、入念な選定と教育を行いましょう。

新入社員が育成対象となる場合、トレーナーは3年目から5年目の先輩社員が適切であると考えられています。年齢が近いことで育成対象にとっては親しみを持って話がしやすく、トレーナーにとっては共感のしやすさから熱意ある指導が可能であるためです。トレーナーの教育では、育成対象の成長だけでなく自らの成長にもつながることを意識させましょう。トレーナー自身も成長目標を立て指導に取り組むことで、通常業務では得られないスキルや知識の習得が可能です。

④OJT(育成計画)を実行する

環境整備が完了次第、OJTを実行しましょう。

OJT中においてはトレーナーによる日々のフィードバックが重要です。なぜなら育成対象は初めての経験や学びが多いため疑問や不安を抱きやすく、自分自身では気づきを得にくい環境になりやすいためです。トレーナーがタイミングを逃さずにフィードバックを行うことで、育成対象者は良い点や改善点を明確に捉えることができます。そのためフィードバックは業務を任せた時や新たな指導を行った時など、その都度行うと良いでしょう。

⑤1on1を活用して評価・フィードバックを行う

上司と部下による1対1の面談である1on1ミーティングを通しOJTの評価とフィードバックを行います。

1on1を行うことで、OJTで習得した強みやスキル、課題の特定を行うことが可能です。新入社員にとっては新たなことをインプットする毎日において、情報の整理を行うことは容易ではありません。上司との面談においてOJTで得た気づきをアウトプットし評価やフィードバックを受けることで情報の整理が可能となり、明確に自身の強みや課題を把握できます。また1対1でじっくりと対話を行うことで「上司に見てもらえている」という認識が生まれ、業務におけるモチベーションの向上につながります。

4. OJT中に陥りやすい失敗例と解決策

OJTを進める中で陥りやすい代表的な失敗例がこちらです。

  • トレーニーの習熟度にバラツキが出てしまう
  • ルーティン作業ばかり教えている

それぞれ原因と解決策を解説します。

トレーニーの習熟度にバラツキが出てしまう

トレーナー(教える側)の指導によってはトレーニー(教えられる側)の習熟度に差が現れてしまいます。OJTは双方による1対1で行われる場合が多いため、効果的な教育にはトレーナーのスキルが大きく関わります。習熟度の差を生まないためには、トレーナー向けの育成研修を行うと良いでしょう。例えばコーチングを学ぶことで、一方的な指導ではなく相手の自発的な成長を促す手法を身につけることが可能です。またOJTを通し自らが達成したい目標や目指す姿を明確にし指導に取り組むことで、指導者のモチベーションの向上に期待できます。

ルーティン作業ばかり教えている

単純作業ばかり指導するOJTでは指導される側は不満を抱きやすくなります。なぜなら指導される側にとっては、作業を「やらされている」感覚が高まりやる気が起きにくくなるためです。そのような感覚が続くと退職につながってしまう可能性も少なくありません。解決策としては、指導される側が自発的に働けるような育成体制を整える必要があります。指導者は単純作業の指導に加え、相手のやる気や習熟度に合わせて任せる業務を増やすなど柔軟に対応します。自ら考え動き、成功体験をできる体制によって効果的な成長促進に期待できるでしょう。

5. 組織状態の可視化に役立つツール

上でご説明したように、効果的なOJTを進めるためには事前準備が重要です。まずは、組織状態と育成対象者の現状を把握して運用環境を整えましょう。

ラフールサーベイは、「社員の状況の把握・分析」や「職場/チームの状況に応じた改善策提案」をしてくれる、組織状態の可視化に役立つツールです。従来の社内アンケートなどでは見えにくい心の状態などを可視化することで、社員が安心して働ける環境づくりのお手伝いをします。

ラフールネス指数による可視化

組織と個人の”健康度合い”から算出した独自のラフールネス指数を用いて、これまで数値として表せなかった企業の”健康度合い”を可視化できます。また、他社比較や時系列比較が可能であるため、全体における企業の位置や変化を把握することも可能。独自の指数によって”健康度合い”を見える化することで、効率良く目指すべき姿を捉えることができるでしょう。

直感的に課題がわかる分析結果

分析結果はグラフや数値で確認できます。データは部署や男女別に表示できるため、細分化された項目とのクロス分析も可能。一目でリスクを把握できることから、課題を特定する手間も省けるでしょう。

課題解決の一助となる自動対策リコメンド

分析結果はグラフや数値だけでなく、対策案としてフィードバックコメントが表示されます。良い点や悪い点を抽出した対策コメントは、見えてきた課題を特定する手助けになるでしょう。

141項目の質問項目で多角的に調査

従業員が答える質問項目は全部で141項目。厚生労働省が推奨する57項目に加え、独自に約84項目のアンケートを盛り込んでいます。独自の項目は18万人以上のメンタルヘルスデータをベースに専門家の知見を取り入れているため、多角的な調査結果を生み出します。そのため従来のストレスチェックでは見つけられなかったリスクや課題の抽出に寄与します。

19の質問項目に絞り、組織の状態を定点チェック 

スマートフォンで回答ができるアプリ版では、特に状態変容として現れやすい19の質問項目を抽出。質問に対しチャットスタンプ風に回答でき、従業員にとっても使いやすい仕組みです。こちらは月に1回の実施を推奨しており、組織の状態をこまめにチェックできます。

適切な対策案を分析レポート化

調査結果は細かに分析された上で適切な対策案を提示します。今ある課題だけでなく、この先考えられるリスクも可視化できるため、長期的な対策を立てることも可能。課題やリスクの特定から対策案まで一貫してサポートできるため、効率良く課題解決に近づくことができます。

部署/男女/職種/テレワーク別に良い点や課題点を一望化

集められたデータは以下の4つの観点別に分析が可能です。

・部署
・男女
・職種
・テレワーク

対象を絞って分析することで、どこでどんな対策を打つべきか的確に判断できるでしょう。また直感的にわかりやすいデータにより一目で課題を確認でき、手間をかけずに対策を立てられます。

6. まとめ

今回はOJTについて概要や進め方を中心に紹介しました。効果的なOJTの実現には、準備やフィードバックが重要です。そのため場合によってはこれまで以上に取り組む業務が増加するかもしれません。しかしOJTの運用環境を整えることで、失敗は起こりにくくなり高いプラスの効果が期待できます。まずは現状の課題を特定し達成したい目標を定め、OJTを成功させる方法の実現を目指しましょう。

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