1on1とは?基本姿勢や会話例から効果的なミーティング方法を学ぶ

1on1とは上司と部下が1対1で面談を行う方法で、幅広い有用性を発揮することから導入する企業が増えている制度です。とはいえ、

  • 1on1で得られるメリットってなに?」
  • 「どんな風に取り組むものなのか具体的に知りたい」
  • 「なるべく高い効果を得られる方法はないんだろうか」

と疑問を持っている方も多いかもしれません。そこで今回は1on1ミーティングの概要、行う際の基本姿勢や注意点、効果を高める会話例についてまとめて解説しました。併せて、成功に導く方法としてミーティングシートの活用について紹介します。

1on1について詳しく知りたい方や、効果的な方法を学びたい方はぜひ参考にしてくださいね。

1. 1on1が注目される背景

1on1の概要について、以下2つの項目に沿って解説します。

  1. そもそも1on1ミーティングとは?
  2. 1on1が求められる背景の一つは取り巻く環境の変化

気になる項目を読み進め、理解を深めていきましょう。

そもそも1on1ミーティングとは?

そもそも1on1ミーティングとは?

1on1ミーティングとは、上司と部下で行う定期的な面談のことです。行う目的としては部下の成長に重きを置いています。従来行われることが多かった評価面談では、人事評価の決定内容を部下へ通知することが目的でした。

しかし1on1ミーティングでは部下の成長を促すような取り組みが必要であり、これまでの面談とは目的が大きく異なります。また実施される頻度も従来の面談との大きな違いです。従来の面談では人事評価が決定される期末などに合わせて行われていましたが、1on1ミーティングは週1回〜隔週1回、最低でも月1回の頻度で行います。1on1ミーティングは、上司と部下で行う定期的な面談という点において従来の面談と同じです。しかし目的や頻度に違いがあるため、従来の面談とは異なる取り組みが必要となります。

1on1が求められる背景の一つは取り巻く環境の変化

1on1が多くの企業で導入されるようになった背景に、企業を取り巻く環境変化が挙げられます。環境変化とは大きく分けて3つあり、「働き方改革による残業の大幅な抑制」、「労働人口の減少」、「離職率の上昇」です。この3つの環境変化によって企業には、社員一人ひとりの労働生産性向上が求められています。その点1on1では部下の成長を目的としており、結果として部下自身が感じる働きがいや、会社への貢献意欲の向上というメリットが得られます。

具体的には、短いスパンで面談を行うことで上司は効率的な業務の進捗管理が可能です。そのため部下へのフォローも行いやすく、部下自身も成功体験を積みやすいという利点があります。また頻度の高い面談を通し上司は部下の心情の変化を捉えやすくなります。不安や不満を汲み取ることで対策案を検討しやすく、離職の防止につながることも考えられるでしょう。このように1on1は企業を取り巻く環境の変化に応じられる有効な手法の1つであり、多くの企業が導入を進めるようになりました。

1on1のメリット

多くの企業が導入している1on1には、どのような効果が期待できるのでしょうか?続いては、1on1の実施で得られるメリットを4つ紹介します。

部下の成長

1on1のメリットは、多様な面で部下の成長が期待できる点にあります。定期的に自分の体験を振り返るため、経験学習のサイクルが身につくからです。自ら内省するスキルが高まると、自分の長所や得意分野に気づき、新たなキャリア開発のきっかけにもなります。

上司と部下の相互理解による信頼関係構築

1on1を継続することで、自然に上司と部下の距離感が縮まり、お互いの関係向上が見込めます。信頼関係が構築できれば、日常業務でのコミュニケーションも円滑にすすむでしょう。

上司に相談しやすい雰囲気ができるため、離職につながる問題を素早く察知でき、早めの対策を打てるようになります。

部下に対する理解度の向上

1on1では、現場の状況や仕事の進捗はもちろん、部下の性格や健康状態、家庭の事情などプライベートな話題にも触れることがあります。そのため、通常の業務では見えない部分の理解を深められるでしょう。

部下に対する理解が深まることで、部下にあわせたフィードバックやアドバイスができるようになり、関係構築にも役立ちます。

部下のモチベーション向上

自分の成長が認められ、会社の成長につながっていることが実感できれば、部下のモチベーションアップにもつながります。また1on1で、従業員からあげられた意見が業務や待遇に反映されることで、モチベーションの向上につながったという例も珍しくありません。

従業員のモチベーションが高まれば、仕事の生産性やエンゲージメントが向上し、離職の防止にも有効です。

1on1の進め方

続いては、1on1の進め方を解説します。1on1の効果を最大限得るためにも、実施方法を確認し、適切なタイミングではじめるようにしましょう。

ステップ1:なぜ1on1を行うのか伝える

1on1を実施する際には、事前に意味や目的を説明しましょう。「1on1を実施する」と伝えるだけでは、評価を査定される面談と勘違いされることもあるからです。

1on1で重要なのは、部下から本音を引き出すこと。「時間がかかって面倒くさい」と参加が消極的になってしまうと、効果的な1on1にはなりません。実施の目的をしっかり説明し、個人の成長やチームのパフォーマンス向上のためのミーティングであることを理解してもらうことが大切です。

ステップ2:事前にスケジュールを決める

1on1は、ある程度の頻度と継続が欠かせません。コミュニケーションの頻度が多いほど情報量も増えるため、部下の成長や心理的変化をつかみやすいためです。

実施の頻度は、週1回〜月1回程度が一般的です。チームのリソース状況にあわせて決めるとよいでしょう。「第1水曜日の10時から」などあらかじめ曜日や時間を固定しておくことで、毎回スケジュールを設定する手間が省け、直前でキャンセルされることも防げます。

1on1は、必ずしも長い時間が必要な訳ではありません。1回あたりの時間は15分など短くてもよいので、定期的な実施を心がけてください。

ステップ3:話す内容・ヒアリング項目を考える

限られた時間で最大限1on1の効果を得るために、あらかじめ話す内容やヒアリング項目を用意しておきましょう。また前もって話す内容を部下に共有しておけば、考える時間ができるため1on1がスムーズに進められます。

「何を話したらよいかわからない」「雑談で終わってしまった」とならないためにも、以下のテーマを参考にしてください。

・現在の仕事の進捗状況や問題点

・職場環境(チームの人間関係、トラブルの有無)

・目標設定(中長期キャリア、長期的なビジョン)

・能力開発とキャリアサポート

・企業戦略と方向性の共有

・体調やメンタルの健康確認

・プライベートに関すること(価値観や性格、家庭環境)

1on1の効果を高めるテーマ別の会話内容例も後述していますので、あわせてチェックしてみましょう。

ステップ4:必ずメモをとる

1on1の様子は必ずメモをとるようにしましょう。記録をとることで、部下の成長や変化を把握しやすくなります。今後の育成計画や人材配置にも役立つでしょう。

さらに上司側の反省点や気づきなども含めて記録しておくと、1on1の質の向上にもつながります。

ステップ5:内容を振り返る

記録をとったら、1on1の内容を定期的に振り返ることも大切です。メモや記録をもとに、「過去と比べてどのように成長してきたのか」と部下の現状を過去と比較することで、今後のフィードバックにも活かせます。

2. 1on1を行う上司の4つの基本姿勢・注意点

1on1を行う際に、上司が留めておくべき4つの基本姿勢や注意点がこちらです。

  1. 【ポイント1】常に傾聴とコーチングの姿勢を心がける
  2. 【ポイント2】自分自身の話のネタを用意しておく
  3. 【ポイント3】人が変わるには時間がかかると知っておく
  4. 【ポイント4】1on1で話した内容を他言しない

1つずつ詳しく解説していきます。

【ポイント1】常に傾聴とコーチングの姿勢を心がける

傾聴とコーチングの姿勢によって部下の成長をより効果的に促進させます。傾聴とは単に耳で聞くことではなく、目線や心を相手に傾け話を熱心に聴くことです。聴くことに重きを置くため、決して話を遮ったりしてはいけません。部下にとっては自らを受け止めてくれる存在として、上司に話をしやすくなります。

もう一方のコーチングとは相手の内面にある気づきを引き出す、人材マネジメント手法の1つです。コーチングによって部下が自分自身の課題に気づくことができ、主体的な成長を促します。1on1で部下と向き合う際に傾聴とコーチングのスキルを活用することで、部下の成長機会を掴みやすくなるでしょう。

【ポイント2】自分自身の話のネタを用意しておく

上司が自分自身の話のネタを用意しておくことで、部下とのコミュニケーションが活性化されます。部下にとっては上司との面談に緊張は付き物です。そのためいくら高頻度に行っていてもなかなか緊張が解かれない場合もあるでしょう。その際に上司自らが業務以外の話をすることで、部下にとっては安心した気持ちで面談に取り組めるようになります。

コミュニケーションの活性化によって、部下自身から不安や悩みを打ち明ける機会も増える可能性があるでしょう。その際には成長の機会と捉え改善策を共に検討することで、部下のさらなる飛躍に貢献できます。

【ポイント3】人が変わるには時間がかかると知っておく

人は成長によって変化が見られるまで時間がかかることを心に留めておきましょう。1on1を取り入れすぐに変化が見受けられず不満を感じては、部下にとっても大きなプレッシャーとなり成長の機会はさらに遠のきます。気をつけたい具体例としては、部下の課題を見出したにもかかわらず行動は改善が見られないと感じた場合、決して怒鳴るように注意してはいけません。

その際はすぐに結果を求めるのではなく、部下を見守る気持ちを持つよう心がけます。もしあまりにも変化が見られない場合は、再度1on1で行動ができない理由について伺ってみましょう。部下なりに理由がある可能性や不安な点があるかもしれないため、部下の話を聞くことに専念することが重要です。

【ポイント4】1on1で話した内容を他言しない

1on1での内容は部下以外に他言してはいけません。なぜなら他社員に内容が漏れてしまうと今後部下は素直に話ができなくなる恐れがあるためです。部下の成長を目指す1on1には、部下と上司両者が真摯に向き合う姿勢や信頼関係が重要になります。1on1を適切に機能させるためにも上司は内容を他言しないよう心がけましょう。

3. 1on1の効果を高めるテーマ別の会話内容例

1on1の効果を高められる会話内容をテーマ別に4つ紹介します。

  1. 【1on1テーマ:部下の育成】目標設定
  2. 【1on1テーマ:部下の育成】キャリア支援
  3. 【1on1テーマ:プライベート】価値観や性格
  4. 【1on1テーマ:エンゲージメント向上】心身の健康チェック

内容を確認し面談時に備えておきましょう。

【1on1テーマ:部下の育成】目標設定

部下の育成をテーマとして、目標設定における会話内容を紹介します。この際には、部下の目標設定を通して会社全体の方向性が部下に伝わっているか確認することを目的として面談を行うと良いでしょう。また会社の方向性を理解し部下自身が納得して働けているかを確認します。

会話の具体例としては以下3つが挙げられます。

①「今の業務ではどんなときにやりがいを感じる?」
②「業務においてどんな工夫をしている?」
③「今のスキルを今後どう活かしていきたい?」

部下自身の仕事に対する価値観を引き出し、会社の方向性や目標に沿ったものか確認しましょう。

【1on1テーマ:部下の育成】キャリア支援

部下の育成をテーマとして、キャリア支援を行う会話内容を紹介します。目的としては、部下自身が望んでいるキャリアを深堀りすることです。深堀することによって必要なスキルや経験が明確になり、さらなる成長につながるでしょう。

会話の具体例としては以下2つが挙げられます。

①「将来どんな業務を担当してみたい?」
②「理想とする先輩社員はいる?」

部下が望む将来像を細かに聞き取れるよう会話を進めましょう。

【1on1テーマ:プライベート】価値観や性格

プライベートをテーマとして、価値観や性格を聞き取る会話内容を紹介します。部下の人となりを理解する目的を持って行うことで、どんなことを重視した行動を取るか把握できるでしょう。

会話の具体例としては以下2つが挙げられます。

①「この前の連休はどこか出かけられた?」
②「最近嬉しかったことはあった?」

プライベートの内容を聞く際には、関係性によって不快を感じる部下もいることを注意します。不快を感じる部下に無理やり会話を続けると関係性はより悪化するため、まずは信頼関係を築くことが重要です。

【1on1テーマ:エンゲージメント向上】心身の健康チェック

エンゲージメント向上をテーマとして、心身の健康状態を確認する会話内容を紹介します。心身の健康状態はできる限り面談のたびに一言でも確認すると良いでしょう。部下にとっては自分を気にかけてくれているという意識にもつながり、何か悩みができた際には上司に相談しやすい関係性となる可能性もあります。

会話の具体例としては以下2つが挙げられます。

①「最近業務量が増えているが、きちんと休めている?」
②「家や休日でも仕事をしている時間はない?」

人によっては心身の状態を正直に言いにくいと感じる場合もあります。そのため相手の雰囲気によって会話を選ぶことや、まずは自らの状態を開示するなどの工夫も必要です。

4. 1on1の成功に導くミーティングシートの活用法

1on1の成功を目指したミーティングシートの活用方法を紹介します。

  • 1on1ミーティング用の定型シートを利用する
  • 面談前に部下がシートに記入し提出をする

それぞれ理由を含め解説します。

1on1ミーティング用の定型シートを利用する

専用の定型シートの利用によって、成長過程を把握しやすくなるメリットが得られます。なぜなら毎回同じ内容を確認することで、部下の変化や改善された点を明確に捉えられるためです。

内容の具体例としては、個人目標や達成できたこと、困っていることを項目として設定します。困っていることは些細な内容でも記載することで、改善できた際には部下本人と上司の両者が変化を把握でき、成長を実感しやすくなるでしょう。

面談前に部下がシートに記入し提出をする

部下が記入したシートを面談前に提出することで、部下は話したい内容の整理ができ、上司は適切な準備を整えられます。部下は項目に沿って記入していく過程で相談や報告したい内容の振り返りができ、面談の際には話をしやすくなるでしょう。上司は事前に部下の考えや悩みを把握できるため、より的なくなアドバイスが可能となります。1on1の時間が有意義な時間とするためには事前の準備も重要です。

日本での1on1導入企業事例

実際の1on1はどのように行われているのでしょうか。ここからは、1on1を導入している企業事例を紹介します。導入時の参考にしてください。

ヤフー株式会社

ヤフー株式会社では、2012年から人材育成の1つとして1on1を取り入れています。実施に際して、以下の2点を重視しています。

経験学習というスキームの導入:あらゆる経験から学びを得ることで、次の仕事に活かしていくサイクルを完成させる

社員の才能と情熱を解き放つこと:部下自身が気づいていない潜在力を引き出す

実施内容は「週に1度30分間、場所を確保し、部下の話を聞く」と非常にシンプルです。

導入時には「部下の愚痴を聞くだけに終わりそう」など不満の声もありましたが、外部の専門家を取り入れ、カリキュラムを見直し、社内への浸透を進めました。スキル向上やフォーマットに磨きをかけ、さまざまな試行錯誤を経ていくことで、現在では従業員の9割に当たる6,000人が1on1を継続しています。

クックパッド株式会社

日本最大のレシピサイト「クックパッド」を運営している、クックパッド株式会社でも定期個人面談として1on1を実施しています。

クックパッドではチームの規模が2~3人と小さく、チーム間のスムーズな連携が課題になっていました。そのため「お互いをもっと知り、強いチームを作る」ことを目的に、1on1が導入されました。

実施頻度は、週に1回15分間。話す内容は仕事だけに限りません。何でも気軽に話せる雰囲気を作ることで、それぞれが抱えている課題やトラブルに早期に気付けるようにしています。

また「最近、試してみたい技術はありますか?」「仕事のブロッカーはありますか?」などの質問も用意されています。それぞれの質問には「1人で抱え込んでいることを引き出すため」といった、狙いが設定されています。

短い時間でも定期的に1on1を実施することで、コミュニケーションが円滑になり、すでに起こっている課題の原因発見や解決のヒントに役立っています。

日進食品株式会社

カップヌードルでおなじみの日清食品株式会社では、営業部とマーケティング部の約300名に対して、月に1回30分の1on1を実施しています。

「中期経営計画の目標達成」のため、自主的に考え内省できる人材の育成や変化の激しい市場への対応力の向上を目指しています。

スムーズにミーティングを進められるよう、質問スクリプトを用意。また部下側には、1on1を実施することでどんなメリットが得られるかをしっかり説明し、社内に浸透させる工夫をしてきました。

また実施状況や内容は管理職の人事考課にも影響するとされ、1on1は同社にとって重要な位置づけにあることが伺えます。

楽天株式会社

楽天株式会社は「勝てる人材、勝てるチームを作る」ためのBack to Basics Projectの一環として、2017年から1on1を導入しています。

導入の目的は「相互理解・相互信頼の形成」と「定期的なフィードバックによる成長支援」の2点です。

実施頻度は、1〜2週に1回30分。主役はあくまでも部下であるため、上司から部下への指導は禁止されており、自主的に考えるプロセスを重視しているのが特徴です。相互のフィードバックを通じて、お互いが学び続けられる「学習する組織」の構築を目指しています。

また適切なフィードバックを行うスキルを養うため、管理職向けの研修にも注力しています。その結果、1on1は今や楽天を象徴するカルチャーの1つとして全社に浸透しています。

gree株式会社

gree株式会社では、2007年より目標管理システム「MBO」を導入しています。「MBO」とは部下を動機づけて支援することで、個人の成長と業績アップを目指す仕組みのこと。その一環に1on1が組み込まれています。

実施頻度は、月に1回。主なテーマは「部下自身の目指す姿と現状のギャップ」についてです。目標の達成度合いを定期的に振り返る機会として、1on1を活用しています。

また質の高い1on1を実施するために、管理職に対して独自の研修制度を用意。社内向けのアンケート調査では、全体の7割の社員が「1on1に満足している」と回答しました。1on1の導入によって、個人の成長と組織目標の達成を実現しています。

株式会社DeNA

多くのモバイルゲームを手掛けている株式会社DeNAでは、新入社員の育成や配属先の決定にも1on1を活かしています。

導入の目的は「新卒者の離職防止」。新入社員に近い存在である先輩社員がメンターとなり、入社直後の研修から1on1を実施しています。悩みが相談しやすい環境づくりをすることで、上司よりも近い距離でサポートすることが可能です。

先輩社員は、新入社員の強みや悩み・目標などを理解した上で各新入社員に適した配属先を決定し、配属後もメンター制度によるサポートは継続されます。切磋琢磨しあう関係性を築くことは、新入社員の成長だけでなく、メンターの成長にもつながっています。

5. 社員の心理状態把握に役立つツール 

ラフールサーベイは、「社員の状況の把握・分析」や「職場/チームの状況に応じた改善策提案」をしてくれる、社員の心理状態の把握に最適なサーベイツールです。従来の社内アンケートなどでは見えにくい心の状態などを可視化することで、社員が安心して働ける環境づくりのお手伝いをします。

社員が安心して働ける環境づくりは、企業の成長・拡大のための土台となります。まずは、社員一人一人にとって居心地の良い職場を整え、人材の定着と組織改善に繋げましょう。

ラフールネス指数による可視化

組織と個人の”健康度合い”から算出した独自のラフールネス指数を用いて、これまで数値として表せなかった企業の”健康度合い”を可視化できます。また、他社比較や時系列比較が可能であるため、全体における企業の位置や変化を把握することも可能。独自の指数によって”健康度合い”を見える化することで、効率良く目指すべき姿を捉えることができるでしょう。

直感的に課題がわかる分析結果

分析結果はグラフや数値で確認できます。データは部署や男女別に表示できるため、細分化された項目とのクロス分析も可能。一目でリスクを把握できることから、課題を特定する手間も省けるでしょう。

課題解決の一助となる自動対策リコメンド

分析結果はグラフや数値だけでなく、対策案としてフィードバックコメントが表示されます。良い点や悪い点を抽出した対策コメントは、見えてきた課題を特定する手助けになるでしょう。

144項目の質問項目で多角的に調査

従業員が答える質問項目は全部で144項目。厚生労働省が推奨する57項目に加え、独自に約87項目のアンケートを盛り込んでいます。独自の項目は18万人以上のメンタルヘルスデータをベースに専門家の知見を取り入れているため、多角的な調査結果を生み出します。そのため従来のストレスチェックでは見つけられなかったリスクや課題の抽出に寄与します。

19の質問項目に絞り、組織の状態を定点チェック 

スマートフォンで回答ができるアプリ版では、特に状態変容として現れやすい19の質問項目を抽出。質問に対しチャットスタンプ風に回答でき、従業員にとっても使いやすい仕組みです。こちらは月に1回の実施を推奨しており、組織の状態をこまめにチェックできます。

適切な対策案を分析レポート化

調査結果は細かに分析された上で適切な対策案を提示します。今ある課題だけでなく、この先考えられるリスクも可視化できるため、長期的な対策を立てることも可能。課題やリスクの特定から対策案まで一貫してサポートできるため、効率良く課題解決に近づくことができます。

部署/男女/職種/テレワーク別に良い点や課題点を一望化

集められたデータは以下の4つの観点別に分析が可能です。

・部署
・男女
・職種
・テレワーク

対象を絞って分析することで、どこでどんな対策を打つべきか的確に判断できるでしょう。また直感的にわかりやすいデータにより一目で課題を確認でき、手間をかけずに対策を立てられます。

6. まとめ

今回は1on1について、以下4つの項目に沿って紹介しました。

  1. 1on1が注目される背景
  2. 上司が行うべき基本姿勢と注意点
  3. 1on1ミーティングの効果を高める会話例
  4. 成功に導くミーティングシートの活用方法を紹介

1on1はこれまでの面談方法とは異なる取り組み方によって、部下の成長を促す効果的な手法です。管理職の立場にとっては新たなスキルや考え方も必要であるため、初めて取り組む際には苦戦する場合もあるでしょう。しかし、部下の成長と同時に上司にとってもコーチングスキルを身につけられる機会にもなります。基本姿勢の内容を確認しながら徐々に取り入れ、チームとして成果をあげられるよう取り組みましょう。

ラフールサーベイ

ストレスチェックから働き方改革まで
ラフールサーベイなら対策を立てやすい。

多角的なオリジナルサーベイで、ハラスメントリスク、離職リスク、エンゲージメントなど、組織の様々な課題を可視化できる事で、具体的な対策に繋がっていきます。
オンラインセミナーも開催中。