1on1とは?基本姿勢や会話例から効果的なミーティング方法を学ぶ

1on1とは上司と部下が1対1で面談を行う方法で、幅広い有用性を発揮することから導入する企業が増えている制度です。とはいえ、

  • 1on1で得られるメリットってなに?」
  • 「どんな風に取り組むものなのか具体的に知りたい」
  • 「なるべく高い効果を得られる方法はないんだろうか」

と疑問を持っている方も多いかもしれません。そこで今回は1on1ミーティングの概要、行う際の基本姿勢や注意点、効果を高める会話例についてまとめて解説しました。併せて、成功に導く方法としてミーティングシートの活用について紹介します。

1on1について詳しく知りたい方や、効果的な方法を学びたい方はぜひ参考にしてくださいね。

1. 1on1が注目される背景

1on1の概要について、以下2つの項目に沿って解説します。

  1. そもそも1on1ミーティングとは?
  2. 1on1が求められる背景の一つは取り巻く環境の変化

気になる項目を読み進め、理解を深めていきましょう。

そもそも1on1ミーティングとは?

そもそも1on1ミーティングとは?

1on1ミーティングとは、上司と部下で行う定期的な面談のことです。行う目的としては部下の成長に重きを置いています。従来行われることが多かった評価面談では、人事評価の決定内容を部下へ通知することが目的でした。

しかし1on1ミーティングでは部下の成長を促すような取り組みが必要であり、これまでの面談とは目的が大きく異なります。また実施される頻度も従来の面談との大きな違いです。従来の面談では人事評価が決定される期末などに合わせて行われていましたが、1on1ミーティングは週1回〜隔週1回、最低でも月1回の頻度で行います。1on1ミーティングは、上司と部下で行う定期的な面談という点において従来の面談と同じです。しかし目的や頻度に違いがあるため、従来の面談とは異なる取り組みが必要となります。

1on1が求められる背景の一つは取り巻く環境の変化

1on1が多くの企業で導入されるようになった背景に、企業を取り巻く環境変化が挙げられます。環境変化とは大きく分けて3つあり、「働き方改革による残業の大幅な抑制」、「労働人口の減少」、「離職率の上昇」です。この3つの環境変化によって企業には、社員一人ひとりの労働生産性向上が求められています。その点1on1では部下の成長を目的としており、結果として部下自身が感じる働きがいや、会社への貢献意欲の向上というメリットが得られます。

具体的には、短いスパンで面談を行うことで上司は効率的な業務の進捗管理が可能です。そのため部下へのフォローも行いやすく、部下自身も成功体験を積みやすいという利点があります。また頻度の高い面談を通し上司は部下の心情の変化を捉えやすくなります。不安や不満を汲み取ることで対策案を検討しやすく、離職の防止につながることも考えられるでしょう。このように1on1は企業を取り巻く環境の変化に応じられる有効な手法の1つであり、多くの企業が導入を進めるようになりました。

2. 1on1を行う上司の4つの基本姿勢・注意点

1on1を行う際に、上司が留めておくべき4つの基本姿勢や注意点がこちらです。

  1. 【ポイント1】常に傾聴とコーチングの姿勢を心がける
  2. 【ポイント2】自分自身の話のネタを用意しておく
  3. 【ポイント3】人が変わるには時間がかかると知っておく
  4. 【ポイント4】1on1で話した内容を他言しない

1つずつ詳しく解説していきます。

【ポイント1】常に傾聴とコーチングの姿勢を心がける

傾聴とコーチングの姿勢によって部下の成長をより効果的に促進させます。傾聴とは単に耳で聞くことではなく、目線や心を相手に傾け話を熱心に聴くことです。聴くことに重きを置くため、決して話を遮ったりしてはいけません。部下にとっては自らを受け止めてくれる存在として、上司に話をしやすくなります。

もう一方のコーチングとは相手の内面にある気づきを引き出す、人材マネジメント手法の1つです。コーチングによって部下が自分自身の課題に気づくことができ、主体的な成長を促します。1on1で部下と向き合う際に傾聴とコーチングのスキルを活用することで、部下の成長機会を掴みやすくなるでしょう。

【ポイント2】自分自身の話のネタを用意しておく

上司が自分自身の話のネタを用意しておくことで、部下とのコミュニケーションが活性化されます。部下にとっては上司との面談に緊張は付き物です。そのためいくら高頻度に行っていてもなかなか緊張が解かれない場合もあるでしょう。その際に上司自らが業務以外の話をすることで、部下にとっては安心した気持ちで面談に取り組めるようになります。

コミュニケーションの活性化によって、部下自身から不安や悩みを打ち明ける機会も増える可能性があるでしょう。その際には成長の機会と捉え改善策を共に検討することで、部下のさらなる飛躍に貢献できます。

【ポイント3】人が変わるには時間がかかると知っておく

人は成長によって変化が見られるまで時間がかかることを心に留めておきましょう。1on1を取り入れすぐに変化が見受けられず不満を感じては、部下にとっても大きなプレッシャーとなり成長の機会はさらに遠のきます。気をつけたい具体例としては、部下の課題を見出したにもかかわらず行動は改善が見られないと感じた場合、決して怒鳴るように注意してはいけません。

その際はすぐに結果を求めるのではなく、部下を見守る気持ちを持つよう心がけます。もしあまりにも変化が見られない場合は、再度1on1で行動ができない理由について伺ってみましょう。部下なりに理由がある可能性や不安な点があるかもしれないため、部下の話を聞くことに専念することが重要です。

【ポイント4】1on1で話した内容を他言しない

1on1での内容は部下以外に他言してはいけません。なぜなら他社員に内容が漏れてしまうと今後部下は素直に話ができなくなる恐れがあるためです。部下の成長を目指す1on1には、部下と上司両者が真摯に向き合う姿勢や信頼関係が重要になります。1on1を適切に機能させるためにも上司は内容を他言しないよう心がけましょう。

3. 1on1の効果を高めるテーマ別の会話内容例

1on1の効果を高められる会話内容をテーマ別に4つ紹介します。

  1. 【1on1テーマ:部下の育成】目標設定
  2. 【1on1テーマ:部下の育成】キャリア支援
  3. 【1on1テーマ:プライベート】価値観や性格
  4. 【1on1テーマ:エンゲージメント向上】心身の健康チェック

内容を確認し面談時に備えておきましょう。

【1on1テーマ:部下の育成】目標設定

部下の育成をテーマとして、目標設定における会話内容を紹介します。この際には、部下の目標設定を通して会社全体の方向性が部下に伝わっているか確認することを目的として面談を行うと良いでしょう。また会社の方向性を理解し部下自身が納得して働けているかを確認します。

会話の具体例としては以下3つが挙げられます。

①「今の業務ではどんなときにやりがいを感じる?」
②「業務においてどんな工夫をしている?」
③「今のスキルを今後どう活かしていきたい?」

部下自身の仕事に対する価値観を引き出し、会社の方向性や目標に沿ったものか確認しましょう。

【1on1テーマ:部下の育成】キャリア支援

部下の育成をテーマとして、キャリア支援を行う会話内容を紹介します。目的としては、部下自身が望んでいるキャリアを深堀りすることです。深堀することによって必要なスキルや経験が明確になり、さらなる成長につながるでしょう。

会話の具体例としては以下2つが挙げられます。

①「将来どんな業務を担当してみたい?」
②「理想とする先輩社員はいる?」

部下が望む将来像を細かに聞き取れるよう会話を進めましょう。

【1on1テーマ:プライベート】価値観や性格

プライベートをテーマとして、価値観や性格を聞き取る会話内容を紹介します。部下の人となりを理解する目的を持って行うことで、どんなことを重視した行動を取るか把握できるでしょう。

会話の具体例としては以下2つが挙げられます。

①「この前の連休はどこか出かけられた?」
②「最近嬉しかったことはあった?」

プライベートの内容を聞く際には、関係性によって不快を感じる部下もいることを注意します。不快を感じる部下に無理やり会話を続けると関係性はより悪化するため、まずは信頼関係を築くことが重要です。

【1on1テーマ:エンゲージメント向上】心身の健康チェック

エンゲージメント向上をテーマとして、心身の健康状態を確認する会話内容を紹介します。心身の健康状態はできる限り面談のたびに一言でも確認すると良いでしょう。部下にとっては自分を気にかけてくれているという意識にもつながり、何か悩みができた際には上司に相談しやすい関係性となる可能性もあります。

会話の具体例としては以下2つが挙げられます。

①「最近業務量が増えているが、きちんと休めている?」
②「家や休日でも仕事をしている時間はない?」

人によっては心身の状態を正直に言いにくいと感じる場合もあります。そのため相手の雰囲気によって会話を選ぶことや、まずは自らの状態を開示するなどの工夫も必要です。

4. 1on1の成功に導くミーティングシートの活用法

1on1の成功を目指したミーティングシートの活用方法を紹介します。

  • 1on1ミーティング用の定型シートを利用する
  • 面談前に部下がシートに記入し提出をする

それぞれ理由を含め解説します。

1on1ミーティング用の定型シートを利用する

専用の定型シートの利用によって、成長過程を把握しやすくなるメリットが得られます。なぜなら毎回同じ内容を確認することで、部下の変化や改善された点を明確に捉えられるためです。

内容の具体例としては、個人目標や達成できたこと、困っていることを項目として設定します。困っていることは些細な内容でも記載することで、改善できた際には部下本人と上司の両者が変化を把握でき、成長を実感しやすくなるでしょう。

面談前に部下がシートに記入し提出をする

部下が記入したシートを面談前に提出することで、部下は話したい内容の整理ができ、上司は適切な準備を整えられます。部下は項目に沿って記入していく過程で相談や報告したい内容の振り返りができ、面談の際には話をしやすくなるでしょう。上司は事前に部下の考えや悩みを把握できるため、より的なくなアドバイスが可能となります。1on1の時間が有意義な時間とするためには事前の準備も重要です。

5. 社員の心理状態把握に役立つツール 

ラフールサーベイは、「社員の状況の把握・分析」や「職場/チームの状況に応じた改善策提案」をしてくれる、社員の心理状態の把握に最適なサーベイツールです。従来の社内アンケートなどでは見えにくい心の状態などを可視化することで、社員が安心して働ける環境づくりのお手伝いをします。

社員が安心して働ける環境づくりは、企業の成長・拡大のための土台となります。まずは、社員一人一人にとって居心地の良い職場を整え、人材の定着と組織改善に繋げましょう。

ラフールネス指数による可視化

組織と個人の”健康度合い”から算出した独自のラフールネス指数を用いて、これまで数値として表せなかった企業の”健康度合い”を可視化できます。また、他社比較や時系列比較が可能であるため、全体における企業の位置や変化を把握することも可能。独自の指数によって”健康度合い”を見える化することで、効率良く目指すべき姿を捉えることができるでしょう。

直感的に課題がわかる分析結果

分析結果はグラフや数値で確認できます。データは部署や男女別に表示できるため、細分化された項目とのクロス分析も可能。一目でリスクを把握できることから、課題を特定する手間も省けるでしょう。

課題解決の一助となる自動対策リコメンド

分析結果はグラフや数値だけでなく、対策案としてフィードバックコメントが表示されます。良い点や悪い点を抽出した対策コメントは、見えてきた課題を特定する手助けになるでしょう。

141項目の質問項目で多角的に調査

従業員が答える質問項目は全部で141項目。厚生労働省が推奨する57項目に加え、独自に約84項目のアンケートを盛り込んでいます。独自の項目は18万人以上のメンタルヘルスデータをベースに専門家の知見を取り入れているため、多角的な調査結果を生み出します。そのため従来のストレスチェックでは見つけられなかったリスクや課題の抽出に寄与します。

19の質問項目に絞り、組織の状態を定点チェック 

スマートフォンで回答ができるアプリ版では、特に状態変容として現れやすい19の質問項目を抽出。質問に対しチャットスタンプ風に回答でき、従業員にとっても使いやすい仕組みです。こちらは月に1回の実施を推奨しており、組織の状態をこまめにチェックできます。

適切な対策案を分析レポート化

調査結果は細かに分析された上で適切な対策案を提示します。今ある課題だけでなく、この先考えられるリスクも可視化できるため、長期的な対策を立てることも可能。課題やリスクの特定から対策案まで一貫してサポートできるため、効率良く課題解決に近づくことができます。

部署/男女/職種/テレワーク別に良い点や課題点を一望化

集められたデータは以下の4つの観点別に分析が可能です。

・部署
・男女
・職種
・テレワーク

対象を絞って分析することで、どこでどんな対策を打つべきか的確に判断できるでしょう。また直感的にわかりやすいデータにより一目で課題を確認でき、手間をかけずに対策を立てられます。

6. まとめ

今回は1on1について、以下4つの項目に沿って紹介しました。

  1. 1on1が注目される背景
  2. 上司が行うべき基本姿勢と注意点
  3. 1on1ミーティングの効果を高める会話例
  4. 成功に導くミーティングシートの活用方法を紹介

1on1はこれまでの面談方法とは異なる取り組み方によって、部下の成長を促す効果的な手法です。管理職の立場にとっては新たなスキルや考え方も必要であるため、初めて取り組む際には苦戦する場合もあるでしょう。しかし、部下の成長と同時に上司にとってもコーチングスキルを身につけられる機会にもなります。基本姿勢の内容を確認しながら徐々に取り入れ、チームとして成果をあげられるよう取り組みましょう。

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