【ナレッジマネジメント】効果的なプロセスや注意点の解説

「ナレッジマネジメントってどういうことなんだろう」
「効果的に運用できる方法を知りたい」

企業のマネジメントに関わる方はこのように思ったことはありませんか?ナレッジマネジメントは業務効率化の向上に期待できる経営管理手法の1つです。しかし正しい概要や運用方法を理解した上で取り組まなければ、その効果は発揮されません。

そこで今回はナレッジマネジメントについて以下の項目を中心に紹介します。

・ナレッジマネジメントの概要
・SECIモデルの紹介
・効果的な導入のポイント

読み進めることで概要や運用方法への理解が深められます。ナレッジマネジメントの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

1. ナレッジマネジメントはどんな経営手法?

ナレッジマネジメントについて理解を深めるために、以下項目について解説します。

・概要
・得られるメリット
・「暗黙知と形式知」の理論

1つずつ確認していきましょう。

ナレッジマネジメントの概要

ナレッジマネジメントは、企業内での知識共有によって新たな発見や改革を促進し、業務改善につながる経営手法です。企業や従業員が持つ知識やノウハウの共有は従業員個々のスキルアップにつながり、組織全体の力を高める目的があります。

ナレッジマネジメントは1990年代に野中郁次郎氏らが提唱しました。日本企業が目覚ましい発展を続けていた1980年代において、発展の秘訣を海外に向けて発進したことが背景にあります。野中郁次郎氏は成功要因として「知的創造理論」を世界に広め、ナレッジマネジメントの権威者とも言われています。

ナレッジマネジメントのメリット

ナレッジマネジメントには代表的な以下3つのメリットがあります。

・情報やノウハウを横展開できる
・業務属人化を防ぐ
・生産性向上に期待できる

企業内で活発な情報共有の基盤が整うことで、これまで情報が伝わりにくかった横のつながりに対しても情報やノウハウが展開されていきます。例えばある営業所で生み出された成果は、そのナレッジが上司や部下には伝わりやすいですが、他の営業所にはなかなか正確に伝わりません。このような状態では素晴らしい成果が生まれても単発的な成果となってしまいます。その点、ナレッジマネジメントでは活発な情報共有が促進されるため、ナレッジが組織全体に共有されます。取り組みや成功要因を知識として共有されやすい環境は、さらなる成功を生み出すきっかけとなり得るでしょう。

また個々の知識やスキルの共有は業務の属人化を防ぎます。新たな業務でも取り組みやすい環境が整うため、スムーズな対応が可能となり、特定の従業員を配置する必要がありません。

多くの知識を得られ柔軟な対応ができる従業員が取り組む業務は、ミスが少なく効率が高まります。一人ひとりの高い業務効率は生産性向上につながり、企業にとっては業績向上に期待できるでしょう。

ナレッジマネジメントの理論:暗黙知と形式知

ナレッジマネジメントでは「暗黙知と形式知」の理論が重要視されています。「暗黙知と形式知」とは、個々が持っている暗黙知を形式知に転換し組織への共有によって、さらなる高度な知識を生み出せるという考え方です。この章では「暗黙知と形式知」についてより詳しく解説していきます。

暗黙知

暗黙知とは、主観的な知識で言語化やデータ化が難しく他人に伝えるのが困難なものです。具体的には長年培ってきた熟練の技やノウハウなどが当てはまります。どんなに素晴らしい知識やスキルでも暗黙知では組織内での共有は難しく、情報として正確に伝えるのは容易ではありません。

形式知

形式知とは暗黙知と反対に、客観的な知識で言葉や図などで表せるものを指します。具体的には、業務工程や営業方法などマニュアル化された知識などが当てはまります。第三者もスムーズに理解できる情報は組織内で有益な情報となるでしょう。

2. SECIモデル – 暗黙知を形式知化するプロセス – 

SECIモデルとは、ナレッジマネジメントの核となるモデルで、ナレッジマネジメント提唱者である野中郁次郎氏らによって発表されました。ナレッジマネジメントを行う際にSECIモデルを意識することで、組織内における暗黙知を形式知に転換し共有される知識を持続的に活用できるメリットが得られます。

SECIモデルには以下4つのプロセスがあります。

・Socialization(共同化)
・Externalization(表出化)
・Combination(連結化)
・Internalization(内面化)

1つずつ内容を解説し、最後に活用を進める企業事例を紹介します。

Socialization(共同化)

共同化は共通体験を通して暗黙知への理解を深めるプロセスです。具体的には、職人が行う作業を見て弟子が技術を学ぶような場面が挙げられます。の段階では互いが同じ経験を共有することが大切です。暗黙知は他人に共有しにくい知識であり、経験を共有することによって理解を深めることができます。

Externalization(表出化)

表出化は暗黙知を言語化やデータ化し形式知に転換するプロセスです。理解を深めた暗黙知に対し、熟考や議論を重ね言葉や図など客観的な知識に転換します。この段階では互いに深く話し合う作業が重要です。もともと言語化できていない知識を客観的に表そうとする作業であるため、転換においてズレが発生しないよう具体的な話し合いを心がけましょう。

Combination(連結化)

連結化は表出化で転換された形式知と他の形式知を連結させ、新たな形式知を生み出すプロセスです。このプロセスによって体系的な知識が生み出され企業にとって有益な知識となります。表出化で転換された形式知は単体では機能しないため、連結化のプロセスは必ず取り組みましょう。

Internalization(内面化)

内面化は生み出された形式知の実践によって新たな暗黙知を得るプロセスです。連結化によって得られた形式知を新たな知識として取り入れ活用することで、また新たな暗黙知が生まれます。そして再び共同化からプロセスを辿ることによって企業内の知識は向上されていくでしょう。このプロセスにおいては新たな知識を積極的に取り入れ活用する姿勢が重要です。そのような姿勢によってSECIモデルは繰り返し行っていくことが可能です。

【活用事例】エーザイ

製薬会社であるエーザイ株式会社では、SECIモデルを取り入れ知識創造型経営の実現を目指しています。

SECIモデルの中でも特に重視しているのが、共同化のプロセスです。具体的には、共通体験を増やすために世界中の社員に対し従業時間の1%を患者様と過ごすよう推奨しています。直接、患者様と触れ合う機会の少ない社員にとって、この機会は暗黙知への深い理解を得られる大切な取り組みでしょう。機会を通して得られた体験やノウハウは組織内で共有し、企業理念の実現に寄与しています。

3. ナレッジマネジメントを効果的に導入するポイント

ナレッジマネジメントを効果的に導入するポイント

ナレッジマネジメントの効果的な導入のポイントがこちらです。

・どのような情報を管理・共有すべきかを明確にする
・ナレッジを共有したくなる仕組みを作る

それぞれあらかじめ確認しておきましょう。

どのような情報を管理・共有すべきかを明確にする

管理・共有する情報はあらかじめ明確にしておきましょう。なぜなら組織内で生み出される情報は数多くあり、全てを管理するのは容易ではありません。そのため、従業員が取り入れやすいことや成果や結果が得られやすいなど組織において必要な情報の条件や範囲を定めましょう。対象となる情報が明確になれば従業員にとっても取り組みやすく、情報共有は活発化されます。

ナレッジを共有したくなる仕組みを作る

共有を促進するためにナレッジを共有したくなる仕組み作りが必要です。成果を上げる従業員の中には「なぜ自分の成果を共有しなければならないのか」と疑問を感じる場合もあるでしょう。従業員全員が初めからナレッジ共有に前向きであるとは言い切れません。

その場合は例えば共有した従業員に対し、ナレッジを元に行動を起こした従業員からの報告が上がる仕組みがあると良いでしょう。「誰かのためになっている」という実感が得られると、ナレッジ共有に意欲的に取り組むことが可能です。また共有を行った従業員には特別な評価が与えられる仕組みがあると、継続的なナレッジ共有を促進させます。

4. 社員の精神状態の可視化に役立つツール

ラフールサーベイは、「社員の状況の把握・分析」や「職場/チームの状況に応じた改善策提案」をしてくれる、社員の精神状態の可視化に役立つツールです。組織に対する貢献意識や人間関係などが定量的に把握できるため、ナレッジマネジメントを行う土台が整っているかを判断することが可能です。

また、従来の社内アンケートなどでは見えにくい心の状態などを可視化することで、社員が安心して働ける環境づくりのお手伝いをします。まずは、社員一人一人にとって居心地の良い職場を整え、人材の定着と組織改善に繋げましょう。

ラフールネス指数による可視化

組織と個人の”健康度合い”から算出した独自のラフールネス指数を用いて、これまで数値として表せなかった企業の”健康度合い”を可視化できます。また、他社比較や時系列比較が可能であるため、全体における企業の位置や変化を把握することも可能。独自の指数によって”健康度合い”を見える化することで、効率良く目指すべき姿を捉えることができるでしょう。

直感的に課題がわかる分析結果

分析結果はグラフや数値で確認できます。データは部署や男女別に表示できるため、細分化された項目とのクロス分析も可能。一目でリスクを把握できることから、課題を特定する手間も省けるでしょう。

課題解決の一助となる自動対策リコメンド

分析結果はグラフや数値だけでなく、対策案としてフィードバックコメントが表示されます。良い点や悪い点を抽出した対策コメントは、見えてきた課題を特定する手助けになるでしょう。

141項目の質問項目で多角的に調査

従業員が答える質問項目は全部で141項目。厚生労働省が推奨する57項目に加え、独自に約84項目のアンケートを盛り込んでいます。独自の項目は18万人以上のメンタルヘルスデータをベースに専門家の知見を取り入れているため、多角的な調査結果を生み出します。そのため従来のストレスチェックでは見つけられなかったリスクや課題の抽出に寄与します。

19の質問項目に絞り、組織の状態を定点チェック 

スマートフォンで回答ができるアプリ版では、特に状態変容として現れやすい19の質問項目を抽出。質問に対しチャットスタンプ風に回答でき、従業員にとっても使いやすい仕組みです。こちらは月に1回の実施を推奨しており、組織の状態をこまめにチェックできます。

適切な対策案を分析レポート化

調査結果は細かに分析された上で適切な対策案を提示します。今ある課題だけでなく、この先考えられるリスクも可視化できるため、長期的な対策を立てることも可能。課題やリスクの特定から対策案まで一貫してサポートできるため、効率良く課題解決に近づくことができます。

部署/男女/職種/テレワーク別に良い点や課題点を一望化

集められたデータは以下の4つの観点別に分析が可能です。

・部署
・男女
・職種
・テレワーク

対象を絞って分析することで、どこでどんな対策を打つべきか的確に判断できるでしょう。また直感的にわかりやすいデータにより一目で課題を確認でき、手間をかけずに対策を立てられます。

5. まとめ

今回はナレッジマネジメントについて概要やモデルの紹介、導入ポイントを中心に紹介しました。ナレッジマネジメントは組織内での情報共有によって従業員個々の業務改善につながる経営手法です。実行には従業員からの協力が不可欠となります。そのためまずは従業員のニーズを確認し、ナレッジマネジメントを行う目的を従業員と共有することが重要です。実行の際には明確な目標を持って取り組みを進めてみましょう。

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