多様な働き方の推奨によって増え始めたリモートワークは、社員と直接顔を合わせない働き方によってコミュニケーションの部分で様々な懸念点が上がっています。例えば、
- 「リモートワークだと社員間のコミュニケーション不足を感じる」
- 「オンライン上における社員との交流の測り方がよくわからない」
- 「コミュニケーションが増えるようなリモートワークの方法はないだろうか」
このように悩みを感じたことがある方も多いかもしれません。そこでこの記事ではリモートワークにおけるコミュニケーション不足の理由や、解消のためのポイントについて解説します。またオンライン会議においてコミュニケーションを活性化させるコツについてもまとめました。リモートワークの導入によって、社内のコミュニケーション不足に悩んでいる方はぜひ参考にしてください。
1. そもそもなぜリモートワーク中のコミュニケーション不足を懸念してしまうのか？
リモートワークのコミュニケーション不足は、対面と比べ意思疎通がしにくく社員のマネジメントが行いづらいため、懸念点として挙げられやすい問題です。意思疎通がしにくい理由としては、社員がチャットツールやオンライン会議をうまく使いこなせていない点が考えられます。またオンライン上での連絡や報告をしやすい環境が整わないままリモートワークが導入されてしまったという状況も、意思疎通がしにくい理由として考えられるでしょう。オンラインツールに不慣れであることや社内の状況を考慮すると、社内環境の整備によってリモートワークのデメリットはカバーできるとも捉えられます。そのためリモートワーク中のコミュニケーションは、まず社内環境を整えた上で、社員一人ひとりの意識の変化によって大きく改善できることが期待できるでしょう。
2. リモートワークでコミュニケーション不足を解消する5つのポイント
リモートワークにおけるコミュニケーション不足に対する、5つの解消ポイントがこちらです。
- 些細なことでも自分から情報を発信する
- リモートワークでは雑談をより意識する
- チャットツールでの会話は絵文字や顔文字を活用する
- チームメンバーの稼働状況を全員で共有する
- オンライン会議を積極的に活用する
1つずつ具体的に解説します。
些細なことでも自分から情報を発信する
どんな些細な事柄も積極的に発信することで、意思疎通を図りやすくなります.リモートワークでのやり取りは、その場に相手がいるわけではありません。自分の考えは察してもらうのではなく、自ら共有しなければ伝わらないのです。そのため、リモートワークでは積極的にコミュニケーションを取る機会を増やし、自ら発言する意識を心がけましょう。情報発信は相手の考えを知る機会ともなるため、意見の食い違いも早期に修正することが可能になります。
リモートワークでは雑談をより意識する
リモートワークでは雑談がコミュニケーションを深めるための重要な機会です。なぜなら雑談を意識的に増やすことによって、部下の心情の変化を捉えやすくストレスサインにも気づきやすくなります。また部下にとっても相談や悩み事を打ち明けやすくなり、真摯なコミュニケーションによって新たな気づきも得られやすくなるでしょう。雑談を促す具体的な方法として、チャットツールにおける雑談専用チャンネルの設立が挙げられます。業務以外のプライベートな話や些細な話など、なんでも話ができるチャンネルを設けることで、部下にとっても安心して発言できる場となります。また上司と部下の1対1の連絡もメールではなくチャットツールを活用すると気軽に連絡が取れるため、部下は上司に対しプレッシャーを感じずに積極的に報告や相談を行うことが可能です。
チャットツールでの会話は絵文字や顔文字を活用する
チャットツールでは絵文字や顔文字の活用によって、文章のニュアンスが相手に伝わりやすくなります。オンライン上では相手の表情が見えないため、文字や句読点だけでは内容が伝わりにくい場合があります。対面で同じ言葉を伝えるよりも文面だと冷たく感じることもあるでしょう。その点、絵文字や顔文字は上手に活用することで、文章に表情を足せるため相手にニュアンスが伝わりやすくなります。また文章に柔らかさやフランク感を含められ、コミュニケーションを取りやすい印象を与えられます。ただし相手の役職や関係性によっては配慮が必要であるため、活用する際は無闇に使用しないよう心がけましょう。
チームメンバーの稼働状況を全員で共有する
チームメンバー個々の稼働状況を可視化し全員で共有すると、チームとして一体感を持って業務に取り組めます。オフィスで働いている場合であれば、メンバーそれぞれの進捗状況をすぐに把握することが可能です。しかしリモートワークでは同じように状況を把握することは困難であるため、それぞれの稼働状況を可視化させる取り組みが必要です。取り組みによって上司は部下の進捗状況を把握でき、適切なマネジメントが可能になります。また業務内容の共有によって、チームとして同じ方向を向いて業務に取り組む姿勢がメンバー個々に身につき、モチベーションの向上にもつながるでしょう。
オンライン会議を積極的に活用する
オンライン会議の積極的な活用によって、正確な意思疎通を図りやすくなります。文面だけでは表情や視線、姿勢などの非言語情報が伝わりにくく、人それぞれで解釈が異なりズレが生じる場合もあるでしょう。その点オンライン会議は相手の顔を見ながら実施できるため、話の真意が伝わりやすくなります。オンライン会議を活用する具体的なタイミングとしては、相手に自分の意図が伝わっていないと感じる場面が挙げられます。文面上で明確に伝えたつもりでも、どれだけ正確に伝わっているかはその場で確かめることもできません。そのため、確認という目的を持ってオンライン会議を活用し、相手の表情を見ながら改めて伝えることによって正確な意思疎通が可能となるでしょう。
3. リモートワークで重宝！オンライン会議中にコミュニケーションを促すコツ
オンライン会議において、コミュニケーションを促す3つのコツがこちらです。
- オンライン会議をするときはビデオONで参加してもらう
- ミュート機能を上手く利用する
- いつもより2〜3倍大きい表情・リアクションをする
1つずつ理由を含め紹介します。
オンライン会議をするときはビデオONで参加してもらう
オンライン会議時にはメンバーにビデオをONにした状態で参加をしてもらうことで、顔を見合わせたコミュニケーションが可能になります。反対にビデオ機能を活用しないオンライン会議では、電話で話すことと変わりがなく積極的なコミュニケーションの促進は困難でしょう。オンライン会議の最大のメリットは、相手の顔を見ながら会話が可能である点です。文面や声だけでのやりとりでは意思疎通を図りにくいため、ビデオ機能を活用した会議を心がけましょう。
ミュート機能を上手く利用する
オンライン上でのやり取りではミュート機能の活用によって、スムーズなコミュニケーションが実現できます。なぜならマイクを常にオンにしていると雑音を拾ってしまう可能性があります。やり取りの中で雑音が増えることで発言者の邪魔になり、不快な思いをさせてしまうこともあるでしょう。そのため誰かが発言している際にはミュート機能を使うことで、スムーズな会話が可能となります。ただし自分が発言する際にミュートをオフに切り替える作業を忘れてしまう事例も多くあるため、頻繁に会話のやり取りがあるような会議では常に確認するよう注意しましょう。
いつもより2〜3倍大きい表情・リアクションをする
オンライン会議では通常よりも大きい表情やリアクションを意識すると、相手に感情が伝わりやすくなります。直接顔を見合わせた会話と比べると、画面上ではどうしても表情の変化やリアクションが伝わりにくくなります。発言者にとって周囲の人間の表情が伺えないことや、無反応であると発言を続けにくくなるでしょう。発言をしにくいと感じるオンライン会議では、コミュニケーションの活性化は困難となります。そのため、話を聞いていることや同意していることを発言者に正確に伝えるために、普段より大きな表情やリアクションが必要です。具体的には、いつもより大きく頷く動作を行うことや、相槌を打つタイミングを増やすなどのリアクションを心がけましょう。
4. 組織課題の特定に役立つツール
ラフールサーベイは、「社員の状況の把握・分析」や「職場/チームの状況に応じた改善策提案」をしてくれる、組織課題の特定に最適なサーベイツールです。従来の社内アンケートなどでは見えにくい心の状態などを可視化することで、社員が安心して働ける環境づくりのお手伝いをします。
リモートワークはコミュニケーション不足だけでなく、プライベートの切り分けが困難となりやすいなど、ストレスにつながる要因は多いかと存じます。サーベイツールを活用してストレスの要因を特定し、リモートワークでも社員が安心して働ける環境づくりを目指しましょう。
ラフールネス指数による可視化
組織と個人の”健康度合い”から算出した独自のラフールネス指数を用いて、これまで数値として表せなかった企業の”健康度合い”を可視化できます。また、他社比較や時系列比較が可能であるため、全体における企業の位置や変化を把握することも可能。独自の指数によって”健康度合い”を見える化することで、効率良く目指すべき姿を捉えることができるでしょう。
直感的に課題がわかる分析結果
分析結果はグラフや数値で確認できます。データは部署や男女別に表示できるため、細分化された項目とのクロス分析も可能。一目でリスクを把握できることから、課題を特定する手間も省けるでしょう。
課題解決の一助となる自動対策リコメンド
分析結果はグラフや数値だけでなく、対策案としてフィードバックコメントが表示されます。良い点や悪い点を抽出した対策コメントは、見えてきた課題を特定する手助けになるでしょう。
154項目の質問項目で多角的に調査
従業員が答える質問項目は全部で154項目。厚生労働省が推奨する57項目に加え、独自に約87項目のアンケートを盛り込んでいます。独自の項目は18万人以上のメンタルヘルスデータをベースに専門家の知見を取り入れているため、多角的な調査結果を生み出します。そのため従来のストレスチェックでは見つけられなかったリスクや課題の抽出に寄与します。
19の質問項目に絞り、組織の状態を定点チェック
スマートフォンで回答ができるアプリ版では、特に状態変容として現れやすい19の質問項目を抽出。質問に対しチャットスタンプ風に回答でき、従業員にとっても使いやすい仕組みです。こちらは月に1回の実施を推奨しており、組織の状態をこまめにチェックできます。
適切な対策案を分析レポ ート化
調査結果は細かに分析された上で適切な対策案を提示します。今ある課題だけでなく、この先考えられるリスクも可視化できるため、長期的な対策を立てることも可能。課題やリスクの特定から対策案まで一貫してサポートできるため、効率良く課題解決に近づくことができます。
部署/男女/職種/テレワーク別に良い点や課題点を一望化
集められたデータは以下の4つの観点別に分析が可能です。
- 部署
- 男女
- 職種
- テレワーク
対象を絞って分析することで、どこでどんな対策を打つべきか的確に判断できるでしょう。また直感的にわかりやすいデータにより一目で課題を確認でき、手間をかけずに対策を立てられます。
5. まとめ
今回はリモートワークでのコミュニケーションについて、以下の項目に沿って解説しました。
- リモートワーク中のコミュニケーション不足の懸念理由
- リモートワークでのコミュニケーション不足の5つの解消ポイント
- オンライン会議においてコミュニケーションを促すコツ
リモートワークは近年広がりを見せた働き方であり、初めて取り組む方も多いでしょう。
そのためなかなか従来通りの働き方ができない場合や、これまでにないコミュニケーション方法で悩まされる場合も多くあります。
しかし多様な働き方の1つであるリモートワークは、人手不足が叫ばれる現代において積極的に取り入れるべき働き方です。
今回紹介したコミュニケーション不足の原因を把握し解消に取り組むことによって、現状からの改善に近づけます。
まずは取り入れやすい解消方法を実践し、社内での活発なコミュニケーションを促せるよう取り組みを始めましょう。
