新人教育は多くの企業が行っている取り組みであり、行われる手法もさまざまあります。そのため、「実際どんな手法がいいんだろう？」
「なるべく失敗しないよう行いたい」
「成功させるために大事な点を抑えておきたい」
と感じている方も多いかもしれません。早期離職の抑制や、若手の人材定着を考えると、新人教育は大事なポイントとも捉えられます。そこで今回は、新人教育にまつわる失敗例や成功のコツ、効果的な手法まで詳しく紹介します。新人教育について幅広く知識を深めたい方は、ぜひ参考にしてください。
1. 新人教育であるよくある失敗例
新人教育で行われがちな6つの失敗例がこちらです。
- 新人が理解できない言葉を使う
- コミュニケーションを取れる環境が整っていない
- タスクの目的や背景を教えない
- 新人個人のビジョンを考えず、組織の意向のみで仕事を与える
- 部下に任せた仕事の進捗が悪い理由を部下のせいにする
- 理由もなく、部下を否定する
よくある失敗は無意識で行われる場合もあるため、未然に防ぐためにも予め把握しておきましょう。1つずつ具体例を含めて解説します。
新人が理解できない言葉を使う
馴染みのない言葉の多用は新人が指導内容を理解できず、正しい教育が行われません。教育者にとっては当たり前に使用している言葉でも、新人には言葉の意味が理解できない可能性があります。具体的には、「コンプライアンス」や「PDCA」などのビジネス用語や、職場で使用されている社内用語が挙げられます。
コミュニケーションを取れる環境が整っていない
コミュニケーションが取りにくいと感じられる環境では、新人の心理的安全性が保たれず教育の場として適していません。心理的安全性が保たれていない環境では、周囲の反応を気にかけ自らの意見を発信ができない状態となります。そのため、指導の中で疑問が浮かんでも質問がしにくいと感じ、新人の成長を妨げることとなるでしょう。
タスクの目的や背景を教えない
目的や背景を教えずに、単に取り組むものとしてタスクを伝えることは教育とは言えません。新人にとってはタスクに取り組む価値や必要性を感じられないため、やらされている感を持って仕事に取り組む姿勢が身についてしまう可能性もあります。具体的には、「週報を週の終わりに記入して」という指導では、週報の目的や記入するメリットが伝わりません。その結果、記入の漏れや遅れが生じてしまうなど、新人教育の失敗につながりやすいでしょう。
新人個人のビジョンを考えず、組織の意向のみで仕事を与える
組織としての意向だけを重視し仕事を与えると、新人のやる気を低下させます。例えば達成したい数値目標がある際に「会社としてこの達成率が重要だから取り組もう」といった指導では、新人のモチベーションは高まりません。やる気が起きない仕事は精神的にも負担となり、教育や成長とは程遠くなるでしょう。
部下に任せた仕事の進捗が悪い理由を部下のせいにする
仕事が上手く進められない新人に対して、進捗の悪さを責める行為は成長につながらない失敗としてよく挙げられます。具体的には、他の部下や同僚と同じように仕事を任せ、事情やそれまでの経過を確認せずに進行具合だけを見て、部下の要領が悪いような指導を行うことを指します。いくら教育を受けている新人だとしても、仕事に取り組み始めた際に全てをこなせるわけではありません。上手く行かない原因を特定し指導することが新人を成長させる教育と言えるでしょう。
理由もなく、部下を否定する
部下を頭ごなしに否定する攻撃的な行為は新人教育の場に適していません。例えば、「何を教えても無駄だな」「君には無理な仕事だ」といった言葉は、人格を否定されたような精神的苦痛を与えます。自分を受け入れてもらえないストレスは、物事を前向きに捉えることも難しくなり指導を受けても成長にはつながらないでしょう。
2. うまく新人教育を行うコツ
新人教育を成功させるための5つのコツがこちらです。
- 新人が仕事をしやすい環境を作る
- 新人の背景や個人の目標を把握して、アプローチする
- タスクの目的と背景を共有する
- 問題解決のためのヒントを与える
- 定期的に価値のあるフィードバックを行う
それぞれ理由を含め紹介します。
新人が仕事をしやすい環境を作る
仕事がしやすく教育も上手くいきやすいコツの1つに、心理的安全性を保てる職場環境の整備が挙げられます。周囲の反応に怯えずに自らの意見を発信できる環境は、疑問点や不安も解消しやすく速やかな成長を促します。例えば、定期的になんでも相談ができる場の設定や、年齢や社歴の近い先輩社員との交流など、新人にとって安心して職場に馴染みやすい機会を設けると良いでしょう。
新人の背景や個人の目標を把握して、アプローチする
新人個々の背景や目標を把握しアプローチする方法は、内部的動機が高まる効果的な教育です。背景や目標を把握する方法としては、新人として現場に配属されたタイミングに面談を通して伺うのが最も取り組みやすいです。また新人にとって背景や目標に教育者との共通点があると、教育者が身近な目指す姿として感じられ、主体的な学びの姿勢が生まれます。そのため、指導の際には新人との共通点を示したアプローチが良いでしょう。
タスクの目的と背景を共有する
タスクの目的と背景を伝えることは、タスクに取り組む価値や意義を感じられ、主体的な働き方を身につける教育となります。主体的に取り組める業務は成果や結果だけでなく、そこから得られる学びも多いため、人として継続的な成長にも期待できます。スムーズな指導のために、目的と背景を共有する際には自分自身の中で伝えたいことや相手にとってのメリットをまとめると良いでしょう。
問題解決のためのヒントを与える
問題に直面した新人には、答えではなくヒントを与えることが新人教育のコツです。なぜなら、問題の答えを与えてしまう教育では自ら考え抜く力を養えないためです。経験や知識が浅い頃から、いくつかのヒントをもとに考え行動する癖をつけることで、主体的な働きができる社員と成長していくでしょう。
定期的に価値のあるフィードバックを行う
定期的なフィードバックは、新たな気づきを与えられることや、新人とのコミュニケーション向上の機会となります。具体的には、月に1回程度のタイミングで得られた学びや上手くできなかった点を共有すると良いでしょう。一方的なアドバイスや指導ではなく、新人が話す内容をベースにフィードバックを行うことで新人にとって価値のある内容となります。
3. 新人教育でよく使う効果的な手法
新人教育においてよく使用される効果的な手法が以下4つです。
- マニュアル
- OJT
- チェックシート
- カリキュラム
それぞれの内容とメリットを解説します。
マニュアル
マニュアルが用意されている教育は新人が何度も繰り返し確認できるため、抜け漏れのない教育につながります。作成する際には学びやすい内容を心がけ、なるべく文字ばかりにならないよう図表や画像を用いると良いでしょう。新人教育では教える事柄が多い上に、つまずきやすいポイントは人によって異なります。そのため何度も確認でき全体を把握できるマニュアルは、新人教育において適した手法です。
OJT
実務を通した教育であるOJTは、実践的な能力が身につきやすいメリットがあります。OJTとは、現場において先輩社員が実際の業務を通して知識や能力を指導する手法です。そのため、教育者となる先輩社員のスキルによって習熟度にバラつきが見られるデメリットも考えられます。しかし実践的な能力が身についた新人は即戦力としての活躍が期待できることや、OJTをきっかけに職場の人間関係も構築されやすいメリットがあります。
チェックシート
チェックシートを用いることで、適切なフィードバックを含めた新人教育が可能です。要点を抑えた項目を作成することによって、できた事柄・できなかった事柄が明確に把握でき、振り返りの際に個々に適したフィードバックが可能です。情報量が多すぎたり過不足があると活用されにくくなるため、全体の内容を見渡せる構成を元にできる限り簡潔に作成すると良いでしょう。
カリキュラム
カリキュラムのある教育は内容に一貫性を持つことができ、新人にとっても理解を深めやすい教育になります。作成する際に重要なのは目的の設定です。例えば、社会人としてのマナー教育や、事業内容や経営方針への理解を深める目的など目指すゴールを見据えて設定しましょう。方向性にブレのないカリキュラムは、新人研修の中でも具体的な目的達成の手助けとなります。
4. 新人教育に役立つツール
ラフールサーベイは、「社員の状況の把握・分析」や「職場/チームの状況に応じた改善策提案」をしてくれる、新人教育に最適なサーベイツールです。従来の社内アンケートなどでは見えにくい心の状態などを可視化することで、社員が安心して働ける環境づくりのお手伝いをします。
ヒトは新しい環境に身を置くだけでもストレスがかかるものです。特に新人に対してはサーベイツール等を使用して、定期的にメンタル状態やモチベーションを把握しましょう。
新人が安心して働ける環境づくりは、企業の成長・拡大のための土台となります。一人一人にとって居心地の良い職場を整え、人材の定着と組織改善に繋げましょう。
ラフールネス指数による可視化
組織と個人の”健康度合い”から算出した独自のラフールネス指数を用いて、これまで数値として表せなかった企業の”健康度合い”を可視化できます。また、他社比較や時系列比較が可能であるため、全体における企業の位置や変化を把握することも可能。独自の指数によって”健康度合い”を見える化することで、効率良く目指すべき姿を捉えることができるでしょう。
直感的に課題がわかる分析結果
分析結果はグラフや数値で確認できます。データは部署や男女別に表示できるため、細分化された項目とのクロス分析も可能。一目でリスクを把握できることから、課題を特定する手間も省けるでしょう。
課題解決の一助となる自動対策リコメンド
分析結果はグラフや数値だけでなく、対策案としてフィードバックコメントが表示されます。良い点や悪い点を抽出した対策コメントは、見えてきた課題を特定する手助けになるでしょう。
154項目の質問項目で多角的に調査
従業員が答える質問項目は全部で154項目。厚生労働省が推奨する57項目に加え、独自に約87項目のアンケートを盛り込んでいます。独自の項目は18万人以上のメンタルヘルスデータをベースに専門家の知見を取り入れているため、多角的な調査結果を生み出します。そのため従来のストレスチェックでは見つけられなかったリスクや課題の抽出に寄与します。
19の質問項目に絞り、組織の状態を定点チェック
スマートフォンで回答ができるアプリ版では、特に状態変容として現れやすい19の質問項目を抽出。質問に対しチャットスタンプ風に回答でき、従業員にとっても使いやすい仕組みです。こちらは月に1回の実施を推奨しており、組織の状態をこまめにチェックできます。
適切な対策案を分析レポート化
調査結果は細かに分析された上で適切な対策案を提示します。今ある課題だけでなく、この先考えられるリスクも可視化できるため、長期的な対策を立てることも可能。課題やリスクの特定から対策案まで一貫してサポートできるため、効率良く課題解決に近づくことができます。
部署/男女/職種/テレワーク別に良い点や課題点を一望化
集められたデータは以下の4つの観点別に分析が可能です。
- 部署
- 男女
- 職種
- テレワーク
対象を絞って分析することで、どこでどんな対策を打つべきか的確に判断できるでしょう。また直感的にわかりやすいデータにより一目で課題を確認でき、手間をかけずに対策を立てられます。
5. まとめ
今回は以下3つの項目に沿って、新人教育について紹介しました。
- 新人教育であるよくある失敗例
- うまく新人教育を行うコツ
- 新人教育でよく使う効果的な手法
新人教育は適切な手法でコツを抑えながら行うことで、効果的な取り組みとなります。コツを抑える1つの方法としてラフールサーベイは、新人教育だけでなく継続的な社員教育にも活用できるツールです。154項目もの質問によって従来の方法では見えにくかった課題を可視化でき、効果的な教育を行いやすい職場環境への整備に有効です。効果的な社員教育の手段として、ぜひラフールサーベイを検討してください。
