職場での活発なコミュニケーションは、企業にとって生産性の向上や離職率の改善など様々なメリットをもたらします。しかしこういった効果は理解できていても、
「職場のコミュニケーション改善は難しい」
「上司の立場から呼び掛けても部下は萎縮しそう」
そんなことを悩む方も少なくありません。そのため解決手段として様々な制度を取り入れる企業も数多くあります。

そこで、今回は職場のコミュニケーション活性化のために、気をつけたい言動や実際の企業の改善方法を詳しくご紹介します。メリットや活性化の方法も併せて紹介しますので、職場の活発なコミュニケーションを目指す方はぜひ参考にしてください。

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1.職場でのコミュニケーションの活性化はどんなメリットがある？

職場でのコミュニケーションの活性化は円滑な人間関係を築き、業務に対しても良い影響をもたらします。様々なメリットがある中でも代表的な具体例が以下の3つです。

• 仕事が円滑に進み生産性がアップする
• 新しいアイディアが生まれてビジネスチャンスが広がる
• 社員のエンゲージメントが向上し離職率を改善できる

それぞれ理由を含めて紹介します。

仕事が円滑に進み生産性がアップする

職場でのコミュニケーションが活発であることで業務効率が上がり、ひいては生産性向上に期待できます。例えばチームで1つの成果を目指した際に、コミュニケーションが取れているチームは取り掛かる業務の分担をスムーズに行えます。誰がどんな特性を持ちどんな業務でその特性を発揮できるか、日頃から把握できているためです。また進捗具合が思わしくないメンバーや困っているメンバーにも気づきやすく、声をかけ互いに助け合えるメリットもあります。このように職場でのコミュニケーションの活性化は業務効率を向上させ、生産性の向上も見込めるメリットがあります。

新しいアイディアが生まれてビジネスチャンスが広がる

普段からコミュニケーションを取り合う職場では、幅広い視野によってビジネスチャンスを掴みやすい環境にあります。日頃から挨拶や会話が盛んなことによって職場全体において誰もが発言がしやすい雰囲気が生まれるため、業務上のミーティングにおいても活発な意見交換が行われやすくなります。様々な社員が意見を出せることで、一つの課題に対し幅広い視野を持って取り組むことができ、問題解決に大きく前進できるでしょう。職場でのコミュニケーションの活性化によって社員が主体的に行動でき、お互いにとって良い気づきやアイディアとなり得ます。

社員のエンゲージメントが向上し離職率を改善できる

職場における立場や部署間を超えたコミュニケーションは、社員のエンゲージメントを向上させ、企業にとって離職率を改善する効果が期待できます。例えば、上司との良好なコミュニケーションが取れている部下は、上司への信頼により高い貢献意欲が生まれます。また部署が異なる社員ともコミュニケーションが取れる環境は、同じ部署内では相談しにくい仕事の話を部署が違うからこそできることで、職場での居場所を感じられる社員もいるでしょう。このように職場における幅広いコミュニケーションが可能な環境は、社員にとって企業への貢献意欲や愛着となり、離職率を改善できる可能性があります。

2.職場で周りからコミュニケーションを取ることを避けられてしまう言動

職場でのコミュニケーションを活性化させるためには、話しかけようとする姿勢はもちろんですが、話しかけやすい言動を心がけることも重要です。話しかけづらいと感じさせないためには、以下の3つの言動に気をつけましょう。

• いちいち大きな音を立てる
• パソコンから目を離さずに返事をする
• 気分によって言っていることがバラバラ

1つずつ具体例を併せて紹介します。

いちいち大きな音を立てる

机に荷物や書類を叩きつけるような音で置くことや、キーボードを激しく打つ大きな音など、職場での様々な言動において気に障るような大きな音を立てている人はいませんか？このような言動は見た人にとって、「何かイライラしているようだ」「業務に集中したいのかもしれない」と感じさせ、話しかけない方が良さそうだと判断させます。癖で行ってしまう場合もあるかもしれませんが、このような言動を取っている場合はなるべく優しく丁寧な動作を心がけましょう。イライラしている時や業務に集中したい場合は、個室に移動することや、業務後にストレス発散できる予定を組むなど職場の人が多くいる場から離れて行動すると良いでしょう。

パソコンから目を離さずに返事をする

相手に話しかけた際にパソコンから目を離さずに会話を続けられると、自分との会話は二の次なのかと悲しい気持ちになりますよね。業務を行う上でパソコン操作は重要ですが、このように相手と目を合わせない言動を取ることで「話を聴こうとしていない」「この人に話をしても無駄だ」と感じさせます。その結果話しかけにくいという印象が根付き、コミュニケーションを活発に取ろうとは思えないでしょう。話しかけられた際はどんなに多忙であっても一度操作を止める、もしくは「少し待ってもらえますか」と断りを入れ、相手と目を合わせた会話ができる状況を心がけましょう。その際には目を向けるだけでなく体も相手に向け、話聞き入れる態度を示すと良いでしょう。

気分によって言っていることがバラバラ

依頼通りの業務を提出したのに「これじゃない」と返されるなど、その時々によって言っていることがバラバラな人には、周囲の人はコミュニケーションを取ることを避けてしまいます。なぜなら言われる側にとって、やってきた仕事が無駄になった不満や、言っていることが異なる度に不信感が溜まるためです。このような言動を取ってしまう場合の改善策としては、業務を依頼するときは明確な内容で伝えることや、何か方針が変わった際には理由を添えて共有するよう努めましょう。また、相手が「言っていることが違う」と明確に指摘できるような環境を作り上げることも重要です。日頃から人の意見や考えを受け入れ認める雰囲気が形成されていれば、自分では気がつかなかった感情の乱れによる言動にも気が付ける可能性があります。

ネガティブな話題ばかりする

うまくいかないことや気に入らないことがあったときに愚痴や不満をこぼしたり、他の社員や部署の悪口を言ってしまうと、周囲から快く思われないばかりか、信頼を損ねてしまいます。また、ネガティブな話題を耳にした職場の同僚や部下は「自分も同じように悪口を言われているのでは」と不安を与え、心理的安全性を損ねる要因となります。

「心理的安全性」とは職場のパフォーマンスを高めるうえで重要な概念であり、Googleが実施した実験において「心理的安全性がチームの生産性を高める最大の要素である」と発表されました。このように、職場での人間関係と生産性の向上には深いつながりがあります。

3.職場のコミュニケーションの課題がどこにあるか見極める

コミュニケーションとは、人と人との間に生じるものであり、職場のコミュニケーションに課題を感じるとき、具体的にどんな人や部署の間で課題があるのかを見極めることが重要です。それによって取り組む心がけや導入する施策も変わってきます。

会社や経営層、上司とのタテのコミュニケーション

経営層や上司とのタテのコミュニケーションに課題が生まれる原因には、知識や経験の量、世代の違いがあり、上司と部下で常識や価値観の違いが生まれている可能性があります。

また、コミュニケーションにおいて重要な「言葉選び」もタテのコミュニケーションに課題が生まれる原因につながります。上司と部下では、仕事に対する視点や思考も異なるため、お互いの視点に立って言葉で伝えることがコミュニケーションの活性化につながります。

同じ部署内や同僚とのヨコのコミュニケーション

同じ部署内や同僚とのヨコのコミュニケーションに課題が生まれる原因には、経営層や上司とコミュニケーションを取るよりも気を使わなくても良い分、伝え方には気遣いや工夫も必要です。仕事では社内連携や情報共有が欠かせないため、業務を円滑に進めていくためにも意識的に部署内や同僚とのヨコのコミュニケーションの機会を作り活性化を図りましょう。

部署や拠点を越えたナナメのコミュニケーション

 部署や拠点を越えたナナメのコミュニケーションに課題が生まれる原因には、社員数が多く大きい会社で組織が細分化されていたり、部署ごとに明確に線引きされているために自分の業務や部署以外の社員とコミュニケーションをとる機会が少なくなります。ナナメのコミュニケーションを促進することで、社員定着率の向上や情報共有の活性化、生産性の向上にも繋がるので部署や拠点を越えた交流の機会を作ることが重要です。

最近では、会社独自のカルチャーを作るきっかけとして、社内イベントやツールの活用がされています。

4.職場でうまくコミュニケーションを行うための5つの方法

職場のコミュニケーションの改善は、日頃からすぐに取り入れられる方法でも効果が期待できます。制度の導入や見直しを行う前に、まずは基本的なコミュニケーションを心がけてみませんか？具体的には以下4つの方法があります。

• 上司から率先して挨拶をする
• 相手の仕事内容や話している内容に関心を持つ
• 傾聴をして相手の話をしっかりと聞く
• 結論から始めて目的を明確にしながら話す
• 相手の自己肯定感や自己効力感を高める

それぞれ詳しくご紹介します。

上司から率先して挨拶をする

挨拶をする行為は、相手の存在を認め安心感や信頼感を与える効果があります。部下の上に立つ上司こそ率先して行うことで部下も続いて行いやすくなり、職場全体において挨拶の習慣が根付きます。挨拶は出社時、業務中、退社時と1日を通して何度も行う機会があるため必然的に職場の人との会話も増えていきます。相手の目を見て行うことや、挨拶に続けて一言会話をしてみるなど、少しの工夫で相手への安心感や信頼感はより高まります。

相手の仕事内容や話している内容に関心を持つ

相手への興味・関心を示せると相手にとっては心地が良く、次第に信頼感が芽生え自らの話も聞いて欲しくなる効果から、コミュニケーションは活性化されていきます。逆の立場で考えると、自分に関心を寄せてくれる人には自然と心を開いてしまいますよね。相手の話を詳しく知ろうとする質問や、会話に合わせた表情など、興味・関心を示すためには相手の話を聞く姿勢が大切です。あまりコミュニケーションを取ったことがない相手ならば、相手が担当している業務や自分と関わりのある業務などについて質問すると自然と会話が進んでいくでしょう。

傾聴をして相手の話をしっかりと聞く

傾聴という聞く姿勢を心がけ相手の話を十分に聞くことで、相手は気持ちをわかってもらえる安心感やすっきりした気分を感じ、その後のコミュニケーションも活発になる傾向があります。傾聴とは、相手の話に寄り添い共感や尊重を示しながら聴く姿勢を指します。話を途中で遮ることはせず話を促すような相槌を打つことで、相手は自分の気持ちをわかってもえたという安心感が得られます。安心感が得られた相手とは自然とコミュニケーションを取る機会も増え、職場のコミュニケーション活性化につながっていくでしょう。

結論から始めて目的を明確にしながら話す

結論から伝え目的を明確に伝える端的な話し方は、会話の中で相手と共通認識を持ちやすく深いコミュニケーションを取ることができます。結論から先に話すことで、相手は話の道筋が見えスムーズなやり取りが可能となるため、伝わりやすい会話が求められるビジネスの会話では特に有効です。反対に、結論や目的が明確にならない話し方では内容が伝わりにくく、相手も理解することに苦労してしまうため、職場では特に控えた方が良いでしょう。

相手の自己肯定感や自己効力感を高める

自己肯定感は、自分の存在や価値を肯定できる・認められる力です。できるかできないかに関わらず、ありのままの自分を受け入れることが自己肯定感です。自己効力感は、自分の行動や成果に対して、「自分ならできる」と期待や自信を持てることです。

コミュニケーションでは、相手の優れている点や良い点を言葉にして褒めることで自己肯定感を与えられます。例えば、相手が仕事で何か達成したり成果を出したりした際にはすぐに褒めたり、「あなたならきっとできる」と励ましたりすることで、自己効力感を得られます。

自己効力感を高めることで、難しい課題や新しいチャレンジに挑む自信を得られるので、困難や失敗を力に変えて成長できるようになるでしょう。

5.職場でのコミュニケーションを改善する実践例

【オンライン】毎朝の「チェックイン」

チェックインとは、ビジネスの現場で導入されている取り組みです。チームや部署のメンバーを交えてのオンライン朝礼のような場です。

互いの今の状態や気持ち、近況などを傾聴し合うことで、コミュニケーションの円滑化や心理的安全性の醸成につながります。

【オンライン/オフライン両方】価値共有ワークショップ

価値共有ワークショップは、チーム内や上司・部下で相互理解を促進するためにそれぞれのメンバーが大切にしていることを共有し合うワークです。

上司・部下などの立場を関係なく、互いが大事にしている価値観やそこにまつわるストーリーを知ることができるため、お互いへの理解や尊重が深まります。普段の雑談にもワークショップで知ったことを意識して話題を振ることができたり、興味関心を踏まえた適材適所の役割分担や人員配置の参考にもなります。

【オンライン/オフライン】1on1ミーティングを実施する

1on1ミーティングとは、定期的に上司と部下が１対１で行う対話のことです。

上司・部下の間での１対１のコミュニケーションといえば、人事評価面談が主流でした。一方、1on1ミーティングは人事評価の話し合いではなく、上司が部下の成長のために時間をつかう、ということ人材育成の手法として世界的にも注目を集めていいます。

1on1ミーティングは部下の成長だけでなく、上司が部下の仕事のパフォーマンスに対する理解度が向上したり、上司と部下の間に信頼関係が構築される効果があります。

【オンライン/オフライン】メンター制度を導入する

メンター制度とは、所属する上司とは別に、若手社員や新入社員、中途社員に年齢の近い先輩社員がサポートする制度です。メンターは英語のMentorからきており、「助言者」「相談者」という意味です。メンターは業務に関するサポートだけでなく、悩んでいることを相談したりと会社組織における精神的なサポートも行います。

メンター制度を導入することで、人材育成やチームワークの醸成・早期離職の防止などにつながります。

【オンライン/オフライン】ウェルカムランチ

ウェルカムランチとは、新入社員や新メンバーが入社した際に、歓迎の気持ちを込めてランチに一緒に行く制度です。参加する人数や役職なども自由に設定することができる制度で、ウェルカムランチを社内の福利厚生制度として取り入れている会社もあります。

ウェルカムランチを通して自然な形で新入社員とコミュニケーションを取ることができ、早い段階で社員同士の相互の理解も深めることができます。  

【オフライン】シャッフル形式のランチをする

シャッフルランチとは、普段の業務では接点がない社員同士でグループを組み、会社がランチ代を支給してランチに行ってもらう制度です。

部署やチーム、年次をまたいだランチ会を実施することで、普段コミュニケーションがない人たちとも交流することでき、部署やチーム間の理解が進みます。また、刺激を受け合えることで、新たなビジネスアイディアが浮かぶなどの効用にも期待ができます。

【オフライン】フリーアドレスを導入する

フリーアドレスとは職場の席を固定せずに、自分の好きな席で働くワークスタイルのことです。オフィス内で自由な場所を選択して仕事ができるフリーアドレス制度は、職場の上下関係や部署間による壁を越えたコミュニケーションの活性化が期待できます。

特に、複数部署のメンバーでチームを組む場合などは、シームレスな環境をつくることで情報共有の機会が増え、固定席よりもフリーアドレスの方が議論しやすく有効です。

6.企業の事例から学ぶ社内のコミュニケーション不足改善制度

ぐるなび/ウォーキングミーティング

社員が歩きながらミーティングを行うウォーキングミーティングを取り入れコミュニケーションを活性化させているのが株式会社ぐるなびです。この制度は、堅苦しく緊張感のある会議室とは異なり開かれた空間でのびのびとミーティングが行われるため、社員一人ひとりが発言しやすい環境を生み出します。またウォーキング中は脳が刺激され頭が冴えるためアイデアが浮かびやすく、話し合いをスムーズに進められる効果があります。この取り組みは社内のコミュニケーション不足改善に加え、社員のコミュニケーション能力向上の効果も発揮されました。

サイボウズ/仕事Bar

サイボウズでは、飲食を活用して職場のコミュニケーションを高めることを目的に「仕事Bar」を導入しています。コミュニケーションはチームワークあふれる会社には必要なことだと会社で位置づけているため、飲食費を支援してゆるい雰囲気で仕事の真面目な話をする「場(Bar)」を提供しています。例えば新しい制度を作成する際、担当部署だけで作成するとなかなか他部署に浸透しづらいですよね。仕事Barを開催することで、自由に担当部署以外の社員も作成時の議論に参加でき、より社員の意見を反映した制度を作ることができます。この取り組みによって新しいコミュニティが生まれ、社員一人ひとりが自分ごととして物事を捉えるきっかけを作れます。

サイバーエージェント/月イチ面談

サイバーエージェントは2005年より月イチ面談を取り入れています。面談では先月の成果の振り返り、今月の方針、中長期のキャリアについて話しているため、注力するべきポイントを明確にできます。上司と部下が定期的に話すことで、部下が悩んでいそうであれば早い段階で今後の方針を選定できます。組織として変化に気づいた段階でフォローできるので、いきなり部下が辞めてしまう事態を避けれるでしょう。月イチ面談を取り入れることで上司と部下との意思疎通もはかれるので、社員が働きやすい環境作りにも貢献できます。

アカツキ/役員を指名してランチができる

株式会社アカツキでは、全社員が月に一度、役員を指名してランチタイムをコミュニケーションの場とする制度があります。メンバーは、誰でも月に1回役員を直々に指名してランチを設定する事ができます。費用は会社負担で、役員と直接意見交換する事でカジュアルに交流を図り、距離も繋がりやすくなります。

7.職場のコミュニケーション活性化に役立つツール

ラフールサーベイは、「社員の状況の把握・分析」や「職場/チームの状況に応じた改善策提案」をしてくれる、職場のコミュニケーション活性化に最適なサーベイツールです。部署ごとにどのようなコミュニケーションが行われているか、スコアが低い場合は阻害している要因がどこにあるかを特定することが可能です。

また、従来の社内アンケートなどでは見えにくい心の状態などを可視化することで、社員が安心して働ける環境づくりのお手伝いをします。社員が安心して働ける環境づくりは、企業の成長・拡大のための土台となります。まずは、社員一人一人にとって居心地の良い職場を整え、人材の定着と組織改善に繋げましょう。

ラフールネス指数による可視化

組織と個人の”健康度合い”から算出した独自のラフールネス指数を用いて、これまで数値として表せなかった企業の”健康度合い”を可視化できます。また、他社比較や時系列比較が可能であるため、全体における企業の位置や変化を把握することも可能。独自の指数によって”健康度合い”を見える化することで、効率良く目指すべき姿を捉えることができるでしょう。

直感的に課題がわかる分析結果

分析結果はグラフや数値で確認できます。データは部署や男女別に表示できるため、細分化された項目とのクロス分析も可能。一目でリスクを把握できることから、課題を特定する手間も省けるでしょう。

課題解決の一助となる自動対策リコメンド

分析結果はグラフや数値だけでなく、対策案としてフィードバックコメントが表示されます。良い点や悪い点を抽出した対策コメントは、見えてきた課題を特定する手助けになるでしょう。

154項目の質問項目で多角的に調査

従業員が答える質問項目は全部で154項目。厚生労働省が推奨する57項目に加え、独自に約87項目のアンケートを盛り込んでいます。独自の項目は18万人以上のメンタルヘルスデータをベースに専門家の知見を取り入れているため、多角的な調査結果を生み出します。そのため従来のストレスチェックでは見つけられなかったリスクや課題の抽出に寄与します。

19の質問項目に絞り、組織の状態を定点チェック 

スマートフォンで回答ができるアプリ版では、特に状態変容として現れやすい19の質問項目を抽出。質問に対しチャットスタンプ風に回答でき、従業員にとっても使いやすい仕組みです。こちらは月に1回の実施を推奨しており、組織の状態をこまめにチェックできます。

適切な対策案を分析レポート化

調査結果は細かに分析された上で適切な対策案を提示します。今ある課題だけでなく、この先考えられるリスクも可視化できるため、長期的な対策を立てることも可能。課題やリスクの特定から対策案まで一貫してサポートできるため、効率良く課題解決に近づくことができます。

部署/男女/職種/テレワーク別に良い点や課題点を一望化

集められたデータは以下の4つの観点別に分析が可能です。

• 部署
• 男女
• 職種
• テレワーク

対象を絞って分析することで、どこでどんな対策を打つべきか的確に判断できるでしょう。また直感的にわかりやすいデータにより一目で課題を確認でき、手間をかけずに対策を立てられます。

8.まとめ

職場でのコミュニケーションが活性化されると働きやすい環境が整い、生産性向上にも期待できます。今回は職場でのコミュニケーションを活性化させる方法や上手くいかない原因、さらに実際の改善事例について詳しく解説しました。

ラフールサーベイでは、社員の心の健康状態を可視化できるため、部下とコミュニケーションを取る時のアプローチの仕方を知るツールとしても活用できます。

サーベイツールをお探しの方は、ぜひラフールサーベイを検討してください。