政府が推奨する働き方改革によって、多くの企業が生産性向上を目指し様々な施策に取り組んでいます。
しかし、生産性向上とは具体的にどんなことを指すのか、そもそもなぜ必要なのか、疑問に感じたことはないでしょうか。
そこで、この記事では生産性を向上させる意味や、その際に役立つおすすめのツールを詳しくご紹介します。ぜひ参考にしてください。
1.生産性とは
生産性向上のためには、まず「生産性」という概念を正しく理解することが必要です。いくら方法や手段の知識を増やしても、目指す姿が誤っていれば正しい目的達成にはならないためです。まずは企業における「生産性」の概念を理解し、管理職としてチームの生産性向上を目指す意味を実感することで、真の生産性向上を叶えていきましょう。
生産性とは
生産性とは「費やした資源に対し、どれくらいの成果が得られたのか」という指標です。ここで言う資源とは、お金だけでなく人や時間なども含みます。そして、組織が持つ経営資源を少なく抑え大きな成果を得ることが、生産性の向上と捉えられます。
生産性向上と業務効率化の違い
生産性向上とは、少ない投資でより多くの成果を得ることを指します。一方で業務効率化とは、少ない投資を実現することを指し、具体的には費用や時間などのコストを抑えることをいいます。つまり、業務効率化は生産性向上を実現するための手段のひとつです。無駄な費用や時間を抑えることでコストは最小化でき、時間当たりの価値を向上させることにつながります。
チームの生産性を向上させる意味
チームとして生産性を向上させることで、効率の良い作業を行えるため少ないコストで成果を得られます。そのためには、各々が目的を定め業務に取り組むのではなく、チーム全体で目的を共有することが必要です。全員で目的を理解することで、互いの特性に合わせた業務に取り組むことや、誰かが誤った方向に進みつつある時には、目的を理解している周囲の人間が軌道修正をかけることも可能であるためです。管理職やマネージャーといったチームを率いる存在こそが、全員で目的を理解できるよう発信でき、効率良く成果を得られる手段を管理できます。その結果、チームとしてだけでなく企業としての生産性向上というメリットを生み出します。しかし、このようにメリットや必要性があるにも関わらず生産性の向上を実現できずに働く状態が多く見受けられています。このことから原理や手段、必要性が理解できても、実現するのは想像以上に難しいことが伺えるでしょう。
2.チームの生産性が上がらない原因
生産性向上を理解し必要性があると感じていても、実際には生産性が低い状態が続いている原因には、以下の3点が考えられます。
・長時間労働
・タスクの多重化
・極端なトップダウン方式の組織構成
これらが生産性向上を阻害する理由を把握し自らの組織と照らし合わせることで、生産性向上を実現するヒントが得られるでしょう。
1つずつ詳しく解説していきます。
長時間労働
長時間労働は管理職やマネージャーはもちろん、チームの1人でも行うべきではないでしょう。なぜなら、1人でも長時間労働を行うことで、周囲の人間に対し、行ってない自分に引け目を感じさせてしまうためです。チーム内でそのような雰囲気が形成されると、成果ではなく、かける時間を目的とした業務が蔓延してしまうため、全員で防止に努めることをおすすめします。
タスクの多重化
同時に複数の業務を進行するタスクの多重化は、業務上非効率であり生産性を低下させることが科学的に証明されています。人間の脳は複数のタスクを抱えることで集中力を低下させ、不安感を増長するためです。生産性向上だけでなく、部下や従業員の精神面も含めタスクの多重化は避けるべきでしょう。
極端なトップダウン方式の組織構成
組織構成が極端なトップダウン方式であると、部下や従業員に任せる業務効率は上がりません。なぜならトップの意向が最優先だと捉えられ、指示がなければ動けない状況を生み出してしまうためです。トップの意向を重視し現場の声を反映することも疎かになってしまうと、真の利益を生むための課題や業務が見出せない可能性もあります。
3.チームの生産性を向上させるためのリーダーの取り組み
チームの生産性向上は企業としての生産性向上につながる重要な取り組みです。これらを実現するためには、管理職やマネージャーといったリーダーによるマネジメントが欠かせません。その取り組みにおいて特に注力すべき4点がこちらです。
・従業員の自尊心を高める
・小さな成功体験を積んでもらう
・クリティカル・シンキングでゼロベースで思考する
・業務の見える化・業務の仕組み化
それぞれの具体例を示し解説していきます。
従業員の自尊心を高める
他人から評価され、自分自身の価値を実感できる業務は自尊心を高めることができます。そのためにはリーダーとして、従業員個々の得意な分野や優れた点を把握することが必要です。大きな成果ではなくとも、他の人にはないその従業員ならではの優れた点を評価することで、従業員は自分に自信を持ち、自尊心を高められるでしょう。
小さな成功体験を積んでもらう
小さな成功体験を繰り返し経験することで、従業員は自分自身が成長している実感を持ちます。ここで言う成功体験とは結果を指すのではなく、従業員自身で工夫し取り組んだプロセスや行動を指します。そういった事柄に日々目を向け声をかけることによって、結果だけでなく努力の過程においても評価を感じられるでしょう。
クリティカル・シンキングでゼロベースで思考する
クリティカル・シンキングとは、感情や主観に流されず客観的に物事を判断する思考プロセスです。既存の仕組みや考え方をゼロから見直すことで、的確な判断を下すことができます。この思考方法は、様々な情報に囲まれる管理職にとって必要性の高い取り組みです。日頃から問題に対し「なぜ？」と問い続ける癖をつけることで、問題の本質を見抜くことができ、取り組むべき課題を的確に判断できるでしょう。
業務の見える化・業務の仕組み化
業務の見える化によって無駄の削減ができ、仕組み化することで少ない労力で大きな成果を得ることが可能です。業務の見える化は、いつ、どこで、誰が、何をしているか、といった観点で可視化することで、リーダーが正しい現状を把握できます。またそれらを周囲に共有することで、多角的な視点から真の課題を見出せ適切な業務に務められます。業務の仕組み化は、マニュアルやチェックシートの作成によって、効率的に業務を行う仕組みです。定期的に行われる報告書の作成やシステム入力などの定型業務は、仕組み化することで効率良く取り組むことができ、間違いを減らすことも可能です。
4.従業員の生産性向上に役立つツール
チームマネジメントにおいて重要なのは、例えば、「部下のモチベーション管理」「チーム内のコミュニケーション」などです。
ラフールサーベイは、「社員の状況の把握・分析」や「職場/チームの状況に応じた改善策提案」をしてくれる、チームマネジメント力向上に最適なサーベイツールです。
通常、把握することの難しい企業内部の状況を可視化でき、職場の風通しを良くする上で、ラフールサーベイのサービスは多いに役に立つでしょう。ラフールサーベイはサービスローンチ1年で500社以上が導入した今注目の組織改善ツールです。多くの企業から選ばれる理由について、詳しくご紹介します。
ラフールネス指数による可視化
組織と個人の”健康度合い”から算出した独自のラフールネス指数を用いて、これまで数値として表せなかった企業の”健康度合い”を可視化できます。また、他社比較や時系列比較が可能であるため、全体における企業の位置や変化を把握することも可能。独自の指数によって”健康度合い”を見える化することで、効率良く目指すべき姿を捉えることができるでしょう。
直感的に課題がわかる分析結果
分析結果はグラフや数値で確認できます。データは部署や男女別に表示できるため、細分化された項目とのクロス分析も可能。一目でリスクを把握できることから、課題を特定する手間も省けるでしょう。
課題解決の一助となる自動対策リコメンド
分析結果はグラフや数値だけでなく、対策案としてフィードバックコメントが表示されます。良い点や悪い点を抽出した対策コメントは、見えてきた課題を特定する手助けになるでしょう。
154項目の質問項目で多角的に調査
従業員が答える質問項目は全部で154項目。厚生労働省が推奨する57項目に加え、独自に約87項目のアンケートを盛り込んでいます。独自の項目は18万人以上のメンタルヘルスデータをベースに専門家の知見を取り入れているため、多角的な調査結果を生み出します。そのため従来のストレスチェックでは見つけられなかったリスクや課題の抽出に寄与します。
19の質問項目に絞り、組織の状態を定点チェック
スマートフォンで回答ができるアプリ版では、特に状態変容として現れやすい19の質問項目を抽出。質問に対しチャットスタンプ風に回答でき、従業員にとっても使いやすい仕組みです。こちらは月に1回の実施を推奨しており、組織の状態をこまめにチェックできます。
適切な対策案を分析レポート化
調査結果は細かに分析された上で適切な対策案を提示します。今ある課題だけでなく、この先考えられるリスクも可視化できるため、長期的な対策を立てることも可能。課題やリスクの特定から対策案まで一貫してサポートするため、効率良く課題解決に近づくことができます。
部署/男女/職種/テレワーク別に良い点や課題点を一望化
集められたデータは以下の4つの観点別に分析が可能です。
・部署
・男女
・職種
・テレワーク
対象を絞って分析することで、どこでどんな対策を打つべきか的確に判断できるでしょう。また直感的にわかりやすいデータにより一目で課題を確認でき、手間をかけずに対策を立てられます。
5.まとめ
チームの生産性向上は企業としての生産性向上につながる重要な取り組みです。生産性向上を実現する取り組みは様々ありますが、原理や手段を理解できてもも、実現するのは想像以上に困難です。したがって取り組みを行うだけなく、同時に、生産性向上を阻害している原因を取り除く必要があります。ラフールサーベイを使うことで効率的にその作業を行えます。
