リモートワークを始めてから、従業員間のコミュニケーションが減ったと感じませんか？ 

社内コミュニケーションは、仕事のしやすさなどに関係します。少なくなると、業務効率の低下、従業員の会社への愛着がなくなるなど、さまざまな弊害が予想されます。 

積極的なコミュニケーションが大切な理由と併せて、従業員間のコミュニケーションを図るアイデアや取り組みを紹介していきます。

社内コミュニケーションの重要性

コミュニケーションの減少は、仕事に影響します。たとえば、直接聞けば簡単に解決することをすぐに聞けない、悩み相談できないなどです。業務をスムーズに進める、従業員同士の信頼関係を強めたりするのに、社内コミュニケーションは欠かせません。 

対面であれば、自然と会話が始まるのは珍しくありません。自然な会話からアイデアが生まれたり、互いに体調面に気遣えたりといったメリットがあります。 

出社が減れば、従業員同士が顔を合わせる機会が減り、会話を始めるきっかけが難しいです。テレワークでは、業務連絡、進捗報告、ミーティングなどがないと、コミュニケーションをとりにくいでしょう。 

新型コロナをきっかけにテレワークを導入した会社が、社内コミュニケーションが減ったと感じることと関係します。

社内コミュニケーションを活性化することで得られること

活発な社内コミュニケーションは、経営層や人事だけではなく、現場の従業員にも大きなメリットがあります。

チームの成果に直結

チームの成果を上げ、業績アップに貢献するのは、ビジネス活動の中でも優先度が高く、重要なことの一つです。 

社内コミュニケーションが活発だと、従業員一人ひとりが抱えている仕事を把握できます。進捗の共有は、業務分担しやすくなるなど、効率アップにつながります。 

コミュニケーションがきっかけで、新しい商品・サービスが生まれることもあります。 

高い生産性と新たな製品が生まれやすい環境で、業績アップを期待できます。

情報共有の活性化

会社では誰かと協力して仕事を進めることがほとんどです。他の人と一緒に業務を進めるのに大切なのが、一人ひとりの役割、進捗状況、トラブルの有無などの把握です。 

メンバーがお互いの進捗や問題を共有できると、効率化と、問題が発生した時にすぐに対応できる体制が整います。

従業員の定着率の向上

コミュニケーションをとりやすい雰囲気は、人間関係を良くします。 

人間関係は、離職に多い理由の一つです。人間関係の良い職場なら、人間関係に関する悩みは生じにくく、従業員が離職を検討する要素を減らせるでしょう。 

従業員間の頻繁なコミュニケーションは、商品・サービス開発に活かせます。お客様の求める商品・サービスが生まれると、お客様から会社へのイメージが良くなります。「印象の良い企業で働ける」のは、会社への愛着につながるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化させるためのアイデア・仕組み化例

部署や職種に関係なく、従業員同士でコミュニケーションをとれるようにできる仕組みやツールはいくつもあります。 

今回は5つ紹介します。自社で始められそうなものから試してみてください。

オフィスのフリーアドレス化

従業員の席を固定せず、好きな場所で仕事できるようにすると、さまざまな人とコミュニケーションをとる機会を増やせます。役職や部署で席を分けないことで、業務で関わりが少ない人とも話せるかもしれないためです。 

あらゆる職種の人と関わりを持てると、これまで思い浮かばなかったアイデアがひらめくでしょう。固定席にしないことで、新しいプロジェクトの立ち上げなどによるチームの人数変更に対応しやすいなどのメリットもあります。

社内ブログの立ち上げ

従業員だけが見たり情報共有したりできるブログでも、コミュニケーションの活性化を期待できます。他部署の人はもちろん、他店・支社の人のことも分かるためです。 

誰かの投稿に質問したりリアクションしたりと、気楽なコミュニケーションが生まれやすくなります。色々な人とスムーズな情報共有できる、連携が生まれる、相談しやすいなど、良い雰囲気づくりや新しいアイデアを生み出すのに良い影響を与えます。 

株式会社ユニクロでは、本部と店舗のコミュニケーションツールで使われています。ブログの意見を取り入れたチラシ作成、商品の陳列方法やPOPの飾り方を全店舗で共有するなどで役立っています。

社内イベントの開催

従業員の交流を深めてコミュニケーションのきっかけにするなら、社内イベントが有効です。部署・職種に関係なく、従業員同士で関われるためです。 

多くの従業員が集まると、さまざまな人との距離が近づく可能性が高まります。距離感が近くなれば、普段からコミュニケーションをとりやすくなるでしょう。 

社内イベントには、社員旅行、忘年会、誕生日会、創立記念パーティーなどがあります。 

従業員の仲を深めたい、会社のビジョンを共有したいなど、社内コミュニケーションを増やしたい目的でイベントは変わってきます。 

新型コロナのように、多くの人が集まるのが難しい時には、オンラインイベントはいかがでしょう。たとえば、オンライン総会、オンライン飲み会などです。

バーチャル空間型コミュニケーションツールの導入

コミュニケーションツールとして活用でき、出勤している感覚にもなれるのが「バーチャルオフィス」。 

サービスによって特徴はさまざまですが、テキスト・音声など、複数の機能の中からその時々に適した手段でコミュニケーションをとれます。バーチャル空間内にいるアバターが取り込み中か休憩中かなどひと目で分かり、他の従業員が目の前にいるようです。 

今話しかけて良いかなどが分かる、一緒に仕事をしていることが見て分かるので、つながりを感じられます。 

出退勤記録、面接・面談やクライアントとのミーティングなどにも使えます。

アイデア出しの定例会議

業務の課題を話し合う、アイデアについて意見をもらうなどの機会を定期的に設けると、コミュニケーションのきっかけにもなります。 

アイデア出しは結論を導くのが目的ではないので、良い雰囲気を保ちやすく、一体感を感じやすいためです。 

会議の回数を重ねる度にさまざまな意見を吸収でき、より良いアイデアを考えられるようになるので、新しい商品・サービスのヒントが見つかる、一人ひとりの成長にもつながると期待できます。

社内コミュニケーションの活性化　企業の取り組み事例

社内コミュニケーションの増加に役立つ取り組みを行う6つの企業の事例を紹介します。実施する際の参考にしてみてください。

株式会社電通「Career INPUT!」

キャリア支援のために始めた制度です。従業員が自身のキャリアをいつでも見直し、プロのキャリアカウンセラーに相談できます。 

業務中とは違う種のコミュニケーションができることと、自分の理想のキャリアに気付き、実現のために必要なことなどが分かることが期待されています。

株式会社博報堂プロダクツ「イドバタ」

イドバタとは、従業員同士がアイデアを共有し、より良いものを作るための社内のオープンスペースです。一人ひとりの知識・スキルを活かし、提案・制作・実施までのコミュニケーションを生むために作られました。 

従業員が気軽に集まって話し合い、つながりを感じられるスペースになっています。働きやすさも考えて、ブレイクタイムにおやつ販売するなど、進化を続けています。

株式会社ニット「23個のオンラインコミュニティ」

約400名のメンバーがフルリモートの株式会社ニットは、従業員同士のつながりと、仕事以外の時間も大切にしてほしいことから、オンラインコミュニティをつくりました。 

業務に関することは「SNS運用」「経理」、業務外のことなら「資産運用にチャレンジ」「働くお母さん同士の悩み相談」などのコミュニティがあります。 

メンバー同士の活発なコミュニケーション、多様な知識・スキルの交換によるスキルアップなどの効果が出ています。

カルビー株式会社「オープン社外報」

商品が発売されるまでの経緯、従業員の思いなどを知ってもらい、お客様に親しんでもらう場としてオープン社外報が誕生しました。カルビー株式会社のこれまでとビジョンを社外に発信しています。 

noteを通じて、コミュニケーションのきっかけになると期待されています。 

他の従業員がどのような仕事をしているかと、会社のビジョンを従業員が知れるのは、モチベーションアップを図れそうです。良い結果を出そうと、他の従業員と積極的にコミュニケーションをとろうとするでしょう。

株式会社Gamewith「オンラインシャッフルランチ」

在宅勤務に切り替えてから、他部署とのコミュニケーション不足の解消を目的に、社内報などを開始しました。しかし、一人ひとりのコミュニケーションは増えないと感じ、オンラインシャッフルランチを実施することになりました。 

役員、社員、アルバイトを関係なくランダムなグループに分けて開催しました。「思いの外楽しめた」という声が多かったです。 

一方、「毎月でなくても良い」「希望制にしてほしい」という意見や、「話すことに時間をとられて食事の時間をとれなかった」という意見もあり、改善の余地があると分かりました。 

コミュニケーションで生産性アップできるよう、オンラインシャッフルランチ以外にも生産性が高まる取り組みをしたいとのことです。

クックパッド株式会社「社内留学制度」

視野を広げ、新しい分野にチャレンジできるための制度です。対象職種に制限はありますが、最大2ヶ月間、他部署の業務を体験できます。 

利用した方は、スキルアップにつながる経験ができたとの感想を持っています。「他部署の人と積極的にコミュニケーションをとる機会だった」「会社の方針を決める重大な会議に参加できた」と好評です。

まとめ

在宅勤務で従業員同士が対面で仕事する機会が減った時こそ、社内コミュニケーションが欠かせません。 

社内コミュニケーションは、業務効率のアップや従業員のモチベーションアップに役立ちます。 

他社の取り組みも参考にしながら、積極的にコミュニケーションをとれる仕組みをつくりましょう。